O que a gestão de um restaurante tem em comum com os pratos que saem da cozinha do mesmo estabelecimento, você sabe? Assim como uma ficha técnica com ingredientes de uma receita, etapas e resultados esperados, a operação também precisa de estruturada para ser conduzida na direção certa.
E só consegue isso quem traça um bom plano!
Tenha em mente que o dia a dia de um negócio no food service envolve uma série de operações que acontecem em sintonia para que os objetivos de operação sejam alcançados, portanto, arregace as mangas e comece a pensar em como agir.
Aproveite as dicas deste artigo se quiser aumentar suas chances de sucesso.
Para que serve um plano de gestão de restaurante?
Um plano de gestão das operações de um restaurante ou plano operacional serve para criar um fluxo de trabalho diário de todos os envolvidos em cada processo e estabelecer tarefas executáveis para cada colaborador – e você, gestor(a) – alcançar objetivos e metas que tenham sido definidos em outro “guia”, o planejamento estratégico do negócio.
Se você quiser acertar ao fazer o seu, comece listando tudo o que deseja ver acontecendo por aí.
Como fazer um plano para gerir restaurante em 5 passos
Você já sabe que resultados quer obter nas vendas, qual o seu público-alvo e quais indicadores precisa analisar para entender como anda o progresso do seu negócio?
Se sim, será no plano operacional que você organizará a equipe e os setores, as tarefas de cada um e até os recursos necessários para que, no dia a dia, seu planejamento estratégico tenha sucesso.
Para começar, é essencial mapear os processos e as atividades do restaurante e ter clareza sobre os objetivos atrelados a cada um deles, mas não só isso. Veja o que vem depois, observando detalhes listados abaixo.
1. Considere a gestão financeira
Uma visão clara e sempre atualizada da saúde financeira do restaurante vai ajudar a manter as operações em dia e a tomar decisões mais assertivas, então, busque maneiras de documentar e monitorar as entradas e saídas do caixa do seu restaurante, preferencialmente contando com a tecnologia.
E classifique receitas e pagamentos, organizando-as da melhor forma para você entender sempre o que é despesa fixa, qual é o fluxo de dinheiro atual e quando/em quê dá para investir!
Atente-se também à movimentação diária do caixa (ticket médio, variações das cobranças de fornecedores, pagamento de freelancers etc.): se, na cozinha, é importante você provar a comida para conferir se está boa, nas finanças, adotar um método de controle de custos adequado às necessidades e ao perfil do estabelecimento vai lhe permitir saber quando chegar a hora de fazer ajustes.
2. Entenda que a gestão de estoque é diária
Falhas no gerenciamento do estoque do restaurante terão impacto direto nos demais setores. Para evitá-las, inclua, no seu plano operacional:
- checagem das mercadorias recebidas (quantidade e integridade dos itens);
- avaliação das condições necessárias de armazenamento;
- controle de validade dos insumos; e
- um tempo reservado todos os dias para cálculos e previsões de demanda.
Além de tudo, nunca deixe de fazer inventários periódicos – os processos de contagem dos itens do estoque! –, para conferir se estão de acordo com os registros e identificar possíveis faltas ou excessos.
Usufrua também de relatórios disponibilizados pelos seus sistemas de pedidos e/ou de gestão para entender como reduzir custos de estocagem e, principalmente, como minimizar ou, se possível, eliminar o desperdício de alimentos.
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3. Fique de olho na cozinha!
O que acontece no coração do restaurante vai refletir diretamente na qualidade dos pratos oferecidos! Dessa forma, alguns fatores não podem deixar de ser considerados no seu plano de gestão quando o assunto é cozinha, a exemplo da estrutura, da adequação às leis e das fichas técnicas.
- Garanta que o espaço físico comporte adequadamente os equipamentos e as “praças de produção”, ou seja, as áreas onde acontecem cada etapa relacionada ao preparo dos pratos.
- Esteja atento(a) a alternativas para otimizar o layout ou atualizações para equipamentos mais modernos, que ocupem menos espaço e ajudem na produção.
- Aproveite a oportunidade para definir Procedimentos Operacionais Padrões (POPs) e criar um livro de regras detalhando os cuidados necessários para higiene e limpeza do espaço e dos colaboradores.
- Crie um cronograma de inspeção dos equipamentos e utensílios para garantir a vida útil dos itens.
- Mantenha-se em dia com todas as normas da Vigilância Sanitária e do Corpo de Bombeiros.
E não subestime a importância das fichas técnicas no seu restaurante! Esse é outro recurso valioso para a organização da cozinha porque, através dele, além de padronizar o preparo das receitas para garantir que elas sempre saiam do jeitinho que aparecem no menu, as fichas também contribuem com o controle de custos.
Algumas informações que devem constar no documento são: nome do prato, ingredientes e quantidades, tempo e modo de preparo, equipamentos utilizados, rendimento (porções), modo de servir e custo do prato. Check?
4. Organize a equipe e o fluxo de trabalho
Invista em uma equipe capacitada e consciente sobre as atribuições de cada integrante, enquanto, paralelamente, estabelece uma hierarquia de cargos e funções do seu restaurante.
Seu cuidado com o time, incluindo a brigada de cozinha, mas não somente, vai depender de um sistema de organização capaz de orientar o fluxo de trabalho, as responsabilidades, os direitos e os deveres de cada um, priorizando sempre a eficiência, a segurança e a qualidade.
Da cozinha para fora, o padrão de qualidade deve ser mantido o mesmo dos pratos: altíssimo.
Então, pode ser válido determinar também um modelo de atendimento padronizado, para que o pessoal do salão lide com cada cliente usando o tom de voz adequado e esteja preparado para lidar com diferentes situações no salão.
Já pensou em oferecer treinamentos para garçons e, depois, mantê-los constantemente atualizados e por dentro das tendências do trabalho com o público? Se não, vale a pena começar a cogitar!
5. Realize avaliações contínuas
Um bom prato sempre pode se tornar ainda melhor – e o seu restaurante também. Portanto, avalie continuamente sua operação, usando, a seu favor, os dados e informações que forem gerados à medida que você colocar em prática os processos de gestão.
Como você já pôde perceber, não existe uma receita perfeita e definitiva para uma gestão impecável, mas existe, sim, uma série de ingredientes mensurados e acrescentados ao “preparo” do sucesso de acordo com as particularidades do seu negócio e só dá para saber qual a “dose” ideal de cada um deles por meio do monitoramento de métricas.
Aqui estão alguns deles!
- Dados compilados ou filtrados a partir dos relatórios de sistemas, que podem ajudar a analisar variações ou padrões por período.
- Informações obtidas nas pesquisas de mercado, para ficar atento(a) à movimentação da concorrência, tendências e inovações.
- Feedbacks de clientes, seja com conversas informais ou pesquisas de satisfação.
- Sugestões da equipe, sempre válidas para identificar oportunidades a partir do ponto de vista de quem está na operação no dia a dia.
Em geral, dificilmente quem é dono(a) de restaurante vai conseguir seguir uma etapa da lista sem chegar à outra ou partir de outra, então, os processos se “intercooperam”, por isso, é importante que a sua atenção seja balanceada e nenhum setor fique de lado – assim como é fundamental que o garçom equilibre os pratos na bandeja para não deixar nada cair! Boa sorte!
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