Como escolher fornecedores para restaurante sem errar

A escolha de fornecedores certos para o seu restaurante vai demandar de você uma boa pesquisa de mercado e pedidos de recomendações, além da comparação de preços e de uma análise criteriosa da qualidade daquilo que cada um tem a oferecer.

Depois, basta organizar todas as informações em uma tabela e decidir com quem fechar negócio!

Tudo o que você recebe dos seus fornecedores tem impacto direto na experiência dos clientes e na eficiência operacional do seu estabelecimento, então, não basta apenas ponderar custo-benefício: é fundamental ir muito mais além.

Neste artigo, você vai conhecer estratégias essenciais para garantir que os ingredientes e recursos que chegam à sua cozinha tenham os mais altos padrões de qualidade e confiabilidade – e sejam vantajosos para o caixa do estabelecimento também. Continue a leitura.

Qual a importância de ter bons fornecedores para o seu restaurante?

A qualidade dos produtos fornecidos a um restaurante influencia diretamente na qualidade dos pratos servidos aos clientes, garantindo sabor e consistência, e no trabalho do chef e de sua brigada de cozinha. Isso impacta na reputação do estabelecimento frente aos fregueses.

É importante ressaltar também que bons fornecedores são capazes de garantir bons preços de compra de seus insumos – mesmo oferecendo a você frutas e verduras frescas, as melhores carnes, bebidas dentro do prazo de validade e com todas as características preservadas etc, o que permite que o seu restaurante se mantenha competitivo!

E vendedores confiáveis, que fazem entregas pontuais, ajudam a manter o seu estoque de alimentos sempre abastecido, evitando ter que tirar itens do menu, mas essa relação é construída e não acontece num piscar de olhos ou estalar de dedos, viu?

Restaurantes precisam manter relações de longo prazo com seus fornecedores?

A recomendação é justamente cultivar uma parceria, sim, com todo e qualquer tipo de fornecedor! Porque uma relação de longo prazo pode resultar em preços ainda mais competitivos e, consequentemente, em mais economia para o seu bolso, além de acesso a produtos exclusivos e vantagens que impactam diretamente na rentabilidade e reputação.

Apenas lembre-se de ir além das comidas e bebidas do menu do restaurante.

Quais os tipos de fornecedores de restaurante?

Os principais fornecedores para food service são os de alimentos e bebidas, mas também os de equipamentos para o cotidiano do funcionamento dos negócios, de utensílios para cozinha e salão, de produtos de limpeza no geral, de móveis e até de serviços.

Quem pretende começar a empreender no ramo de gastronomia ou quer melhorar o quesito “compras” vai ter que lidar com vendedores de itens que vão muito além dos ingredientes para os pratos e as bebidas.

Muitos tipos de parceiros podem até parecer não se encaixar na categoria, mas, sem eles, nada funciona! Dá uma olhada em mais detalhes sobre cada frente de atuação.

Fornecedores de alimentos e bebidas para restaurantes

Estes vendedores precisam ser melhores amigos de um(a) gestor(a) de food service, já que a relação com eles será praticamente diária e você, certamente, deve precisar lidar não apenas com um, mas com vários deles: os de carnes, os de peixes, os de laticínios, os de frutas, os de vegetais, os de bebidas alcoólicas, de não alcoólicas, só de vinhos etc.

Então, mantenha seu controle de compras e pedidos do restaurante extremamente organizado. Pode ficar tranquilo(a)! Informações sobre como fazer esse planejamento estão mais adiante, neste mesmo artigo.

Fornecedores de equipamentos

Os fornecedores de equipamentos vão ser responsáveis por vender para você tudo o que sua cozinha precisa para funcionar, dos fogões e geladeiras às coifas e exaustores.

E é fundamental cultivar um relacionamento com eles também por diversos motivos – seja para abrir uma franquia gastando menos no futuro, para trocar algum equipamento depois de certo tempo de uso ou até para pedir indicações de outros fornecedores similares.

Para quem está abrindo um negócio, essa categoria será tão importante quanto a anterior, já que a compra de equipamentos industriais consome uma boa parte do orçamento de qualquer restaurante. Você está?

Faça uma boa pesquisa ao escolher de quem vai comprar, já que as diferenças de preço podem ficar na casa dos milhares de reais por equipamento, mas que, por outro lado, o mais barato pode sair bem caro no fim das contas.

Em paralelo, se possível, escolha um fornecedor de equipamentos que preste um serviço de manutenção para as máquinas sempre que for preciso, garantindo que você consiga resolver rapidamente qualquer imprevisto.

Fornecedores de utensílios

Louças, talheres, toalhas, uniformes e panelas entram na categoria de utensílios de cozinha que também vão ter um fornecedor específico.

Embalagens e descartáveis para delivery ou take-away provavelmente serão vendidas por outra marca parceira, uniformes para os garçons e as garçonetes por uma terceira empresa e assim por diante.

Especificamente sobre louças e talheres, se o seu restaurante usar um design muito diferentão, compre uma quantidade a mais para você não correr o risco de ficar sem reposição. Até rimou!

Além de sempre ter como substituir algo que quebrou sem precisar fazer um novo pedido, você ainda garante que vai poder manter o mesmo estilo de serviço por um bom tempo, mesmo que as peças deixem de ser fabricadas.

Os uniformes de restaurante precisam ser de um material de boa qualidade e que se mantenha bonito mesmo depois de ser lavado várias vezes. Também não é uma boa ideia economizar muito nessa área, ou seus funcionários vão andar com roupas gastas e desbotadas ou precisar usar roupas pessoais para trabalhar.

Fornecedores de produtos de limpeza

Outra categoria muito importante e que consome uma boa parte do orçamento mensal do restaurante é a dos produtos de limpeza, que precisam ser escolhidos a dedo para cada espaço do estabelecimento – cozinha, estoque, banheiros, salão etc. – porque devem estar adequados às exigências da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).

Existem distribuidoras específicas para esse tipo de insumo, que vendem produtos de higiene com preço e quantidade bem mais interessantes do que supermercados, por exemplo. É bem provável que elas também trabalhem com descartáveis, como luvas, toucas e produtos de papel no geral, que talvez sejam necessários para a sua equipe no dia a dia.

Fornecedores de móveis

Mais uma categoria que pesa no orçamento, principalmente de quem vai abrir um novo restaurante ou reformar, os móveis com melhor custo-benefício geralmente são desenvolvidos por empresas que já entendem a rotina e o funcionamento de um estabelecimento do ramo de alimentos e bebidas.

E cada peça precisa ser durável e capaz de suportar o desgaste diário.

Móveis de madeira maciça e aço inoxidável são frequentemente preferidos devido à resistência, mas outros materiais também podem ser sugeridos pelos fornecedores.

Ainda assim, o estilo e o design devem estar alinhados com a temática e a decoração do restaurante, adequando-se à atmosfera desejada, justamente para criar uma experiência única para os clientes.

Também é importante saber se a pessoa ou empresa escolhida para fornecer cada item tem um bom suporte pós-vendas, tanto para fazer manutenções como para substituir peças se necessário.

Fornecedores de serviços

Esses fornecedores podem ser responsáveis por fazer o trabalho que não foi contratado de outras marcas ou empresas parceiras, como a manutenção de móveis ou de equipamentos, mas também são aqueles terceirizados para atuar com:

• marketing;
• contabilidade do restaurante;
• serviços de TI;
• treinamentos;
• limpeza e higienização de cozinha industrial;
• dentre outros serviços.

Faça um apanhado de tudo que o seu restaurante vai precisar e inclua cada um desses possíveis novos parceiros na sua pesquisa.

Agora que você já sabe por quem buscar, descubra como encontrar os melhores!

Como conseguir os melhores fornecedores para restaurantes em 5 passos

Uma das perguntas que nunca sai da cabeça de qualquer gestor de food service é “como achar fornecedores para o meu restaurante que sejam bons o suficiente para que eu possa construir um relacionamento?”. A resposta: vai ser necessário fazer uma pesquisa de mercado, pedir recomendações, investigar a reputação, visitar feiras e examinar os produtos.

Siga o passo a passo apresentado abaixo e você não se arrependerá!

1.  Faça uma pesquisa de mercado

Fazer uma pesquisa de mercado é o primeiro passo para encontrar os fornecedores certos para o seu restaurante.

Você pode começar procurando na internet, mas foque naqueles que estão fisicamente mais próximos ao seu estabelecimento, ou o frete acaba saindo caro demais e as entregas podem chegar atrasadas.

Pergunte sobre preços, marcas dos produtos ou insumos fornecidos, opções de pagamento, logística de envio e tudo o mais que achar relevante antes de fechar negócio. Anote as informações em uma planilha, pois vai ser importante fazer comparações antes de decidir.

2.  Peça recomendações

Não se limite somente às pesquisas e não tenha medo de conversar com outros donos de negócios do mesmo ramo para pedir recomendações: essa é a melhor maneira de escolher fornecedores confiáveis para seu restaurante.

Um vendedor de produtos ou ingredientes ao qual você chega através de recomendação vai sair ganhando também, porque vai lucrar mais e isso, provavelmente, fará com que os investimentos dele para garantir a qualidade daquilo que entrega também sejam maiores. Entendeu a lógica?

Uma boa ideia é procurar participar de grupos locais de proprietários de restaurantes, associações do setor ou eventos,principalmente se você estiver precisando saber onde encontrar fornecedores de comida japonesa ou de produtos que são mais delicados ou exclusivos, como itens naturais, orgânicos ou voltados a dietas restritivas!

Com o envolvimento no “tête-à-tête” fica muito mais fácil conhecer pessoas que possam lhe transmitir opiniões e sugestões.

3.  Visite feiras locais para encontrar fornecedores de produtos exclusivos

Feiras locais – de produtos naturais, peixes e outros – são uma ótima oportunidade para você conversar diretamente com cada produtor, descobrir se ele atua também como fornecedor, se já trabalhou com algum restaurante, e conseguir os ingredientes mais frescos possíveis.

De um lado, você vai estimular a economia local e, do outro, promover o desenvolvimento sustentável do seu restaurante, além de atender às necessidades ou superar as expectativas de determinados nichos de público-alvo, como os veganos e vegetarianos.

Visitar as feiras também permite que você estabeleça conexões pessoais com cada produtor, o que pode levar a relacionamentos comerciais sólidos e a um melhor entendimento da origem dos produtos que você serve.

Nada mal poder informar, na descrição dos pratos no cardápio, de onde vieram os insumos utilizados no seu preparo, né?

4.  Investigue a reputação de cada possível fornecedor

Se você já está pensando em fechar negócio com alguma empresa, dê um passo para o lado – nem para frente e nem para trás! – e converse com quem já conta com ela.

Investigue como um(a) detetive, mesmo.

Na negociação, tudo é muito fácil e bonito, mas será que tal fornecedor vai cumprir com os prazos e valores combinados? A única maneira de saber é conversando com quem tem ou teve um vínculo com ele.

A internet aqui também será sua amiga, principalmente os sites como o famoso “Reclame Aqui” e as avaliações feitas no perfil das marcas no Google.

5.  Examine os produtos e faça testes

Finalmente, faça testes de pedidos do fornecedor A e do B, da marca X e da Y, pedindo-os por alguns dias ou algumas semanas consecutivos, para descobrir quais mantêm melhor um padrão e quais têm mais qualidade, ao mesmo tempo que você monitora o comportamento dos próprios fornecedores, sua pontualidade e seu comprometimento.

Questionar os fornecedores sobre suas práticas de produção e logística também vai ser importante, especialmente se você estiver preocupado(a) com questões como sustentabilidade e rastreabilidade de alimentos.

Não esqueça de verificar, ainda, como eles são embalados, já que essa é uma etapa que pode alterar muito o controle de qualidade dos alimentos.

Muita pesquisa, muito teste, muita conversa e planilha pronta, certo? Quantas opções foram listadas? Três, cinco, 10? Chegou a hora de fazer a seleção e bater o martelo!

Como fazer seleção de fornecedores para restaurante?

Para decidir entre um ou outro fornecedor, é necessário se organizar bem e visualizar todas as alternativas que foram cogitadas, colocando, na ponta do lápis, seus prós e contras.

Tenha, em mãos, uma lista tanto das suas opções quanto dos insumos e produtos que você vai precisar comprar e defina se as compras serão diárias, semanais, quinzenais ou feitas a cada “X” dias.

Compare qualidade dos produtos e do próprio serviço, bem como os preços. Pense na logística também! Aí, busque a melhor forma de visualizar tudo isso. Que tal uma tabela?

Elimine os que ficaram menos interessantes depois da organização e selecione alguns critérios de desempate para o caso de você precisar de ajuda na decisão final, como um atendimento atencioso e retornos rápidos, por exemplo.

Seu feeling também conta – mesmo que, às vezes, ele esteja errado! E escolhida a empresa, faça questão de cadastrá-la adequadamente no sistema para ficar de olho em tudo, ou melhor, tenha um cadastro geral de fornecedores o mais bem estruturado possível.

Como estruturar cadastro de fornecedores em um restaurante?

Separe uma ficha cadastral para cada fornecedor e a preencha com o máximo de informações úteis, separe também a documentação legal do relacionamento entre o seu restaurante e a empresa de fornecimento, mantenha o histórico de compras atualizado e uma avaliação regular de qualidade do serviço, das entregas e, é claro, dos produtos.

O cadastro dos fornecedores é particularmente perigoso quando feito de forma desordenada ou com ausência de dados importantes, já que envolve prazos e pagamentos ligados a várias empresas diferentes.

Anote e armazene dados básicos

A primeira coisa que deve ser armazenada na pastinha de um fornecedor é um arquivo com suas informações principais, como nome da empresa, endereço, número de telefone para contato, site, endereço de e-mail, CNPJ ou CPF (no caso de fornecedores individuais).

Não esqueça de incluir também quais produtos seu restaurante compra dessa marca.

Guarde a documentação legal

Também vão na pastinha as cópias de todos os documentos legais relacionados a cada fornecedor, como contratos, acordos de fornecimento, certificações de qualidade e licenças, bem como termos de pagamento, condições de entrega, políticas de devolução e quaisquer compromissos especiais acordados por escrito – e, mesmo que tenham sido enviados por e-mail, imprima-os!

Mantenha o histórico de compras atualizado

Tenha salvo todo o histórico de compras do restaurante com o fornecedor, incluindo datas de cada pedido e de cada entrega, lista de produtos fornecidos e suas respectivas quantidades (em unidade ou quilo) ou dos serviços terceirizados e prestados e as respectivas Notas Fiscais.

Arquive também avaliações de qualidade

Ainda no seu arquivo, guarde também suas avaliações da qualidade dos produtos ou serviços de cada fornecedor, da conformidade com padrões, dos prazos e dos impactos que aquilo que foi fornecido causou na experiência dos seus clientes, tanto positivos quanto negativos.

O histórico de compras sempre atualizado, somado a essas avaliações devidamente arquivadas, ajuda a rastrear o desempenho e a consistência de seus parceiros ao longo do tempo e permite que você tenha como contra-argumentar em caso de conflitos referentes às entregas ou aos valores.

Sem contar que cada uma das informações é extremamente crítica quando chega o momento de se pensar sobre uma renegociação ou quando acontece de alguma das partes precisar encerrar o vínculo.

Os detalhes armazenados e monitorados + um pouco de cautela da sua parte são o melhor segredo para que qualquer problema seja evitado em todos os casos.

Quais as dicas para evitar problemas com fornecedores de restaurantes?

A dica principal para você evitar problemas com fornecedores é ser cauteloso(a) e ficar de olho em tudo.

Misture a esses ingredientes a diversificação das suas opções, o ato de pagar sempre em dia, as revisões periódicas de todos os relacionamentos e o monitoramento de tendências e novidades e a sua receita estará pronta!

Conflitos e divergências são comuns no mundo dos negócios e, assim como os clientes têm direito de reclamar que a comida chega fria no prato, você também tem direito de reclamar com seus fornecedores quando alguma coisa estiver errada.

Mas o ideal, mesmo com insatisfações, é ter jogo de cintura e trabalhar para manter a situação sempre a seu favor.

• Diversifique suas opções e tenha outros fornecedores das mesmas categorias na manga para que um plano B esteja engatilhado quando você precisar e o fornecimento aconteça sem risco de prejudicar o funcionamento do restaurante.
• Pague sempre em dia e cumpra contratos à risca. Se não conseguir, entre em contato com o fornecedor, explique a situação e tente chegar a um acordo.
• Faça revisões periódicas para não deixar a bola de neve do relacionamento sem transparência crescer e, se a qualidade estiver caindo, as entregas atrasando e os preços mudando com muita frequência, tente sentar e conversar com o(a) responsável pela empresa de fornecimento.
• Monitore novidades e tendências, principalmente as de novos negócios na região do seu restaurante: essa é uma oportunidade de aumentar seu faturamento, mas também de encontrar novos fornecedores, mais inovadores e disponíveis.

E aceite aquele velho ditado do “negócios são negócios, amigos à parte” porque, por mais que você tenha uma boa relação com seus parceiros atuais, é sempre bom estar disposto(a) a criar novos vínculos e encerrar outros.

Lembre-se: uma porta se fecha, duas se abrem! Pelo menos, quase sempre.