Como fazer controle financeiro de restaurante em 11 passos simples

O controle financeiro de um restaurante é uma tarefa desafiadora e que requer um plano de negócio sólido, controle de caixa, estoque e a precificação do menu. O plano de negócio deve ser o ponto de partida e, a partir dele, você vai precisar organizar tudo e ficar de olho em tudo também!

Outras dicas que vão fazer a diferença na sua administração são: separar as finanças pessoais, manter uma reserva de emergência, negociar com fornecedores e cuidar das taxas e dos alvarás.

Criar relatórios com regularidade também ajuda e, se tudo ficar complicado demais para você conciliar por conta própria, não hesite em contar com a ajuda de um profissional especializado em contabilidade.

Com a concorrência acirrada e as flutuações econômicas, é fundamental que proprietários e gestores de food services adotem práticas de controle financeiro sólidas para garantir o sucesso a longo prazo, então, as dicas de controle financeiro para restaurantes deste artigo podem se tornar suas melhores amigas.

Dá uma olhada!

1. Comece pelo plano de negócio

O plano de negócios desempenha um papel fundamental, e deve ser uma das primeiras estratégias de controle financeiro do seu restaurante. É a partir dele que você vai definir metas financeiras de curto e longo prazo, fazer sua projeção de despesas e margem de lucro, calcular seus investimentos iniciais e os retornos sobre cada um deles.

Esse documento ajuda na organização de todo o resto do controle financeiro e dá uma base para que você consiga avaliar se seu negócio vai bem ou não.

Sem contar que facilita sua análise de mercado, a compreensão do comportamento do público-alvo e das tendências de consumo – informações valiosas para determinar os produtos que você vai oferecer e quanto vai cobrar.

2. Organize o fluxo de caixa

O fluxo de caixa, ou seja, as entradas e saídas do “bolso” do restaurante, representa o coração de todo o seu controle financeiro, afinal, é com ele que você vai lidar diariamente e, por isso, fazer sua organização é fundamental.

As informações do fluxo permitem que você compreenda o que pode e o que não pode ser planejado e projetado para o futuro do food service, algo crucial para planejar suas finanças e ter certeza de que vai haver dinheiro disponível em caixa para cobrir despesas operacionais, como salários, pagamentos a fornecedores e aluguel.

Mas essa compreensão só virá de forma holística e, portanto, geral, se tudo estiver devidamente organizado! Não tem como entender mais nada sobre como fazer controle financeiro em restaurante se você não captar essa essência.

Fazer o controle ao longo do tempo também torna mais fácil a identificação de tendências financeiras, o que ajuda você a reconhecer sazonalidades nos negócios e ajustar as estratégias de acordo com o que fizer mais sentido para as pessoas e as vendas em cada momento.

E, é claro: manter registros precisos das suas contas simplifica as obrigações fiscais, já que você não precisa ficar correndo atrás de Notas Fiscais, recibos e contratos na hora de pagar os impostos devidos e fugir da malha fina.

3. Fique de olho no estoque

Controlar os insumos e equipamentos de maneira eficiente é outra maneira de criar um impacto positivo nas finanças do seu food service – e foi pensando em ajudar você que a Abrahão criou um outro artigo, considerado um guia completo e definitivo sobre controle de estoque de restaurante, que vale a pena ler logo depois deste!

Em um primeiro momento, a organização constante ajuda a sua equipe a evitar o desperdício, algo que vai representar uma economia direta de dinheiro e um aumento na lucratividade.

Fora isso, ter as quantidades de ingredientes em estoque sempre na ponta do lápis também vai evitar compras de última hora e permitir a você até aproveitar ofertas e promoções em negociações com fornecedores, economizando a longo prazo.

Tem mais! Ficar de olho no estoque ainda serve para evitar que os insumos fundamentais para o preparo dos pratos faltem durante o funcionamento da casa, o que, com certeza, gera um transtorno na cozinha e causa uma péssima impressão para os clientes.

4. Precifique corretamente o menu

Se você já aplicou as dicas acima e, ainda assim, suas contas não estão batendo, é bem provável que os itens do seu menu não estejam bem precificados e, daí, vêm outras dicas fundamentais para o controle financeiro correto do seu restaurante:

Para fazer corretamente a precificação de cardápio, você deve levar alguns fatores em consideração, incluindo o custo dos insumos, da mão de obra, de despesas operacionais e muito mais! Anote a partir da tabela abaixo.

Uma ferramenta que ajuda muito na hora de mexer nos valores do seu menu é a ciência da engenharia de cardápio. Com ela, fica mais simples identificar os pratos verdadeiramente lucrativos, os que precisam de mudança na elaboração e os que podem deixar de existir sem que haja impacto negativo no consumo. Vale a pena conhecer.

5. Separe as finanças do restaurante das que são pessoais

Um erro comum no controle de despesas para pequenos restaurantes, principalmente, é não haver uma separação clara dos gastos tidos pelo empreendimento e daqueles que pertencem a quem o administra (pessoa física). Esse deslize leva a problemas sérios no controle financeiro!

Só separando as finanças dá para evitar, por exemplo, que quem é dono de um food service tire dinheiro do caixa do estabelecimento para resolver questões pessoais e vice-versa – que use os próprios recursos para bancar contas do restaurante.

Além disso, a separação evita complicações diretas na administração, principalmente aquelas que envolvem os impostos.

Se fizer sentido por aí, estabeleça um salário para si mesmo(a) – como proprietário(a) do negócio – e transfira esse valor da conta da empresa para a sua conta pessoal todos os meses, evitando retirar dinheiro de caixa sem o menor controle. Direcione outra parte das entradas para uma reserva de emergência.

6. Faça uma reserva de emergência

A reserva de emergência deveria fazer parte do planejamento financeiro para restaurantes de todos os tipos e, quem ainda não acreditava nisso até algum tempo atrás, passou a perceber o quanto ela é importante quando veio o susto causado pela pandemia.

Ela nada mais é do que um fundo de dinheiro líquido destinado a cobrir despesas inesperadas ou imprevistas, como aquelas voltadas para solucionar avarias em equipamentos, para reformas não planejadas e/ou para segurar a onda nos períodos de baixa temporada ou em qualquer outra situação de crise.

Ter uma reserva possibilita ao restaurante enfrentar contratempos financeiros sem recorrer a empréstimos e sem precisar vender seus ativos, mantendo a estabilidade operacional, independentemente dos altos e baixos.

Quer saber como criá-la? Veja só!

• Comece definindo quanto você deseja economizar por mês para ter dinheiro guardado para emergência. Faça isso com base nas despesas dos últimos 30 dias ou de um período que varie de 3 a 6 meses
  
  
• Toda vez que você fizer o seu controle financeiro, separe o valor predeterminado para a reserva
  
  
• Verifique se não vale a pena armazenar a reserva em uma poupança vinculada a conta do estabelecimento em vez de deixá-la na conta que você movimenta todos os dias

Trate essas contribuições mensais como uma despesa obrigatória: na hora do aperto, o seu “eu do futuro” vai agradecer o “do passado” pela ideia!

7. Negocie com fornecedores

Você provavelmente lida diariamente com quem vende os insumos que o seu estabelecimento precisa para funcionar – ou, pelo menos, semanalmente! E, mais do que saber como escolher corretamente os fornecedores para um restaurante e de fazer um monte de pesquisa, cabe a você também pensar como, quando e de que maneira negociar com cada um deles.

Esteja sempre fazendo outras consultas de mercado para conhecer os preços, termos e condições oferecidos por outras pessoas ou empresas e não tenha medo de comparar as ofertas de diferentes fornecedores e usar essas comparações como alavancas em suas negociações.

Quem não negocia, perde o controle! Financeiro, no caso.

8. Não vacile com as taxas e os alvarás

Quem é dono de restaurante sabe que, para que ele possa abrir para o público, é necessário uma pilha de alvarás, inclusive para delivery, licenças e outros documentos, mas nem todo mundo percebe o quanto ter controle deles é fundamental também para a boa gestão financeira.

A documentação necessária muda bastante de acordo com a legislação de cada estado e município, mas os principais certificados exigidos e que precisam de atualização de tempos em tempos são:

• auto de vistoria do corpo de bombeiros;
• manual de boas condutas de produção;
• comprovante de compra dos suprimentos;
• alvará de operação;
• cadastro municipal de vigilância em saúde; e
• folha-espelho do Imposto de Renda sobre Pessoa Física (IRPF) e Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) do imóvel.

Anote quais precisam ser renovados e até quando você precisa renová-los, e programe-se para fazer o processo.

Além de evitar gastos inesperados por causa das pendências, você elimina riscos de receber a visita de uma autoridade fiscal e de ter que pagar multa e fechar o restaurante por falta de documentação.

E não são só os itens deste tópico que devem ser mantidos atualizados, está bem?

9. Mantenha tudo atualizado

A gestão de restaurante é um processo trabalhoso, porém, quando você conseguir torná-la organizada e contínua, nunca mais vai deixar nada acumulado!

Independentemente da maneira como você faz o controle de caixa, fornecedores, despesas fixas e variáveis, separe um momento diário para manter sempre atualizadas todas as informações do seu negócio.

Seja em planilhas gratuitas ou através de outras ferramentas de controle financeiro para restaurantes, como programas de gestão, de apuração da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), de emissão de Notas Fiscais, dentre outros.

Se a correria não permitir fazer os processos de atualização todo dia, o faça pelo menos duas vezes por semana ou considere delegar a tarefa a pessoas específicas para o trabalho.

Dessa maneira, você consegue identificar quaisquer problemas antes de as contas chegarem no fim do mês, e vai ter mais fluidez na hora de criar relatórios que ajudam em suas próximas tomadas de decisão.

10. Crie relatórios financeiros com regularidade

Quando quem é gestor tira um tempo do dia ou da semana para analisar uma pilha de contas, Notas Fiscais e recibos, mesmo que essa pilha seja digital e não física, fica muito difícil visualizar a chamada “big picture”, ou seja, o plano geral de como está funcionando seu empreendimento.

É nesse sentido que surge a décima dica para um controle financeiro eficaz: organizar as finanças em relatórios – semanalmente, mensalmente, por semestre e também por ano!

Só os relatórios são capazes de fornecer informações valiosas que ajudam a monitorar o desempenho financeiro do estabelecimento, a tomar decisões mais informadas e a identificar áreas de melhoria, tornando-se uma das melhores práticas de controle financeiro em restaurantes ou qualquer outro negócio.

Eles podem ser feitos por você com ou sem a ajuda de outras pessoas da equipe ou por contadores ou outros especialistas terceirizados, desde que eles estejam por dentro de como é o cotidiano da sua empresa.

11. Conte com a ajuda de um profissional

Seja para apenas uma etapa das várias envolvidas no seu cotidiano de monitoramento do dinheiro ou para complementar ou revisar um trabalho de organização feito por você, talvez valha contratar o serviço de um profissional especializado em contabilidade se parecer necessário tornar o controle financeiro do seu restaurante mais eficiente.

Essa ajuda é valiosa, inclusive, na primeira etapa trazida no início deste artigo, já que um contador ou consultor financeiro especializado vai ajudar você a criar um plano financeiro sólido e estruturado.

Não precisa do especialista? Procure auxílio tributário e legal pelo menos na hora de entender quais tributos e impostos o seu negócio precisa pagar – e de saber quanto vai para o Leão! Só assim você consegue ter certeza de que todas as obrigações fiscais serão cumpridas de maneira adequada.

A lista de dicas é grande e não poderia ser diferente, porque o processo de controle financeiro define qual caminho seu negócio vai seguir: do sucesso ou do fracasso. Se você chegou até aqui, pode apostar que o seu destino é a primeira opção!