Como montar uma cafeteria moderna

Para abrir uma cafeteria moderna, é preciso pensar em detalhes como localização, estrutura, identidade da marca, público-alvo e, principalmente, montar um plano de negócios organizado para manter seu empreendimento sempre funcionando. 

As cafeterias são bastante populares, ainda mais no Brasil, com a nossa cultura de tomar aquele cafezinho delicioso logo no começo da manhã e/ou de tardezinha. E você sabia que, de acordo com pesquisas da própria Associação Brasileira da Indústria de Café (Abic), o consumo de café no país aumenta todos os anos cerca de 1 a 5%?

Pois é, cada vez mais pessoas estão se tornando adeptas do famoso cafezinho. Por conta disso, investir em cafeterias modernas está se tornando um negócio cada vez mais atraente para empreendedores no país inteiro.

Entretanto, atualmente, os clientes têm se tornado um pouco mais exigentes. Não é qualquer café e qualquer cafeteria que vai agradar o paladar do público. 

No mundo da tecnologia, a clientela quer um “quê” extra que eles possam “instagramar” e mostrar para todos os amigos que estão consumindo algo diferente, delicioso e especial. Para o empreendedor, isso talvez gere um friozinho na barriga, mas não há motivos para tal.

Você só precisa estudar um pouco sobre o mercado em que está inserido (ou pensando em entrar) e planejar a melhor estratégia para atingir o objetivo desejado. 

Para isso, será necessário estudar elementos como localização, público alvo, marcas de café, métodos de preparo e fachadas de cafeterias modernas, como já mencionamos. Também será necessário considerar contratar um barista profissional para auxiliar você na escolha dos cafés.

Para entender melhor como montar uma cafeteria, juntamos algumas dicas e passos essenciais para que o seu estabelecimento tenha sucesso. Confira a seguir.

Quero abrir uma cafeteria: como faço?

O primeiro passo para abrir uma cafeteria é o planejamento. Criar um plano de negócios para o seu empreendimento. Através dele, você estabelece as metas, investimento e prospectos sobre o seu negócio.

Esse documento também é essencial para apresentar a futuros sócios, por exemplo. Afinal, é ele que vai ditar o seu planejamento para o negócio, projetando os lucros esperados, apresentando o plano de marketing e o projeto financeiro, por exemplo.

Aliás, com esse planejamento, também fica muito mais fácil conseguir financiamentos para o empreendimento com bancos. Indispensável, certo?

Depois de montar seu plano de negócios, é hora de ir atrás de outros detalhes importantes para montar sua cafeteria.

Como montar uma cafeteria

Bom, considerando que o Brasil é o segundo maior consumidor de café do mundo ficando apenas atrás dos Estados Unidos, é hora de pensar no que pode fazer a sua cafeteria ser diferente dos outros estabelecimentos. 

Com o seu plano de negócios em mãos, é hora de pensar estrategicamente em alguns pontos importantes presentes nas cafeterias modernas.

Localização

O primeiro passo é achar a localização para a sua cafeteria. Esse com certeza será um fator fundamental para garantir o sucesso do seu negócio. Você quer que seja um local bastante movimentado, então tente procurar por salas, por exemplo:

• próximas a universidades;
• em grandes centro comerciais ou prédios de escritórios;
• em áreas com grande movimentação de turistas;
• dentro de shoppings;
• em aeroportos; ou
• dentro ou próximo a centros médicos.

Não há dúvidas de que todos esses locais recebem um grande fluxo de pessoas diariamente. Visto que, em média, seja necessário vender cerca de 300 xícaras de café ao dia para ter uma boa margem de lucro para a cafeteria, uma boa estratégia é limitar a busca da localização do seu negócio aos locais citados acima.

Estrutura

Para ter uma cafeteria completa e com bom funcionamento, você precisa de uma estrutura básica para começar. 

Pense em:

• salão;
• balcão;
• estoque de matéria-prima;
• depósito para materiais de limpeza;
• cozinha;
• banheiro para clientes;
• banheiro para funcionários;
• escritório;
• caixa;
• equipamentos para armazenagem (estufas, freezers e geladeiras);
• micro-ondas; e
• máquinas de café e moedores.

Contar com uma cafeteria bem equipada e organizada é um bom começo para as coisas darem certo, não é mesmo?

Público-alvo

Por mais que os jovens adultos tenham dominado um pouco o cenário dentro das cafeterias, você vai perceber ao observar o movimento das cafeterias locais que há um público bastante diversificado em idade, estilo e sexo. 

Dependendo da localização que você escolheu, o seu público-alvo poderá ser diferente. Certifique-se de realizar uma pesquisa de campo para ver quem são as pessoas que transitam por ali e que poderiam dar um bom movimento para a sua cafeteria.

Às vezes, só conseguimos perceber o verdadeiro público-alvo após o local já estar em funcionamento, mas essa pesquisa de campo ajudará a estabelecer um padrão prévio, que você poderá alterar conforme passa a entender melhor o funcionamento da cafeteria.

Lembre-se de considerar o custo do seu produto quando estiver pensando no público-alvo também. 

Se os cafés e lanches são de custo um pouco mais alto, por exemplo, você muito provavelmente terá adultos acima de 27 anos com um padrão de vida já estabelecido como um cliente frequente. Se esse for o seu foco, muito bem! 

Porém, se o seu foco for um público mais jovem, talvez você deva focar em cafés um pouco mais baratos e menos “chiques”.

Se você gostaria de criar um ambiente para agradar aos mais diversos públicos, sinto dizer que isso é quase uma missão impossível.

A segmentação de mercado é muito importante para alcançar sucesso com o seu negócio. Então mantenha isso em mente: analise a movimentação do local, escolha seu público-alvo e foque em agradar especificamente esse público! 

Quem frequentar a cafeteria além deles será um ótimo bônus.

Ambientação e decoração de cafeteria

Ao preparar a ambientação e decoração da sua cafeteria, você precisa pensar em todos os detalhes: cores, uniformes, móveis, utensílios, música, fotos, quadros, pintura, etc. 

Cafeterias pequenas e aconchegantes costumam fazer bastante sucesso, assim como uma cafeteria moderna pode vir a chamar bastante atenção da geração millenial, que já é mais ligada em tecnologias e ambientes mais interativos e descontraídos.

Além disso, você pode pensar em temáticas para trabalhar ao redor, de acordo com o público-alvo estabelecido. Se for com jovens, por exemplo, você pode investir em uma decoração cultura pop, com quadros e elementos de filmes, séries e games. 

Mas não esqueça de incluir esse elementos nos uniformes e cardápios também. Você pode, ainda, pesquisar cafeterias famosas e procurar inspiração nelas.

Ademais, não basta montar uma cafeteria bonita e estilosa, você precisa também que ela seja prática e eficiente, planejando-a de maneira que evite muitas filas e aglomeramentos!

Equipe de funcionários

A quantidade de funcionários vai depender da demanda da cafeteria. A média geral para fazer o negócio funcionar são três funcionários, mas lembre-se: quanto maior for a cafeteria, mais pessoas serão necessárias.

A melhor forma de controlar seu quadro de funcionários, organizar as funções de cada um e manter um funcionamento fluido e cooperativo entre a sua equipe é montar um organograma de cafeteria. 

Através dele, é possível delegar tarefas e separar as funções de cada funcionário, bem como deixar visível a estrutura de hierarquias dentro do negócio. Assim, seus funcionários sabem a quem se reportar sempre que houver um problema ou dúvida.

A princípio, é interessante que você mantenha o foco em contratar pessoas que já tenham experiência e já tenham certo conhecimento acerca de tipos, marcas e métodos de preparo de café. 

Mas, claro, nada impede que quando o negócio já estiver andando e com sucesso, você contrate pessoas sem experiência e forneça seus próprios treinamentos.

Além disso, você já ouviu falar em valor agregado? Todos os detalhes dentro da sua cafeteria fazem a diferença na experiência do cliente. Então, pequenas coisas como aparência correta, disponibilidade no atendimento, chamar clientes pelo nome, etc. são coisas que agregam valor ao seu negócio!

Cardápio

O diferencial é aquilo que traz maior sucesso para uma cafeteria. Afinal, todo mundo pode chegar em casa e tomar um cafezinho passado, mas poucos terão acesso a um café expresso, um cappuccino, um café feito na prensa francesa, etc.

Por causa disso, o cardápio da cafeteria é outro elemento que precisa ser muito bem planejado.

O que você pode fazer para se destacar?

• Trabalhe com grãos importados e café nacional de qualidade;
• crie novos sabores (cafés gourmet feitos com sorvetes, cremes e afins);
• utilize diferentes métodos de preparo (como a prensa francesa, o cafeor, o aram, etc.);
• ofereça opções sem cafeína;
• tenha bebidas diversas também (sucos naturais, chás, água saborizada);
• lembre-se das comidas: bolos, salgados, biscoitos e tortas são ótimas opções para acompanhar o café; e
• ofereça a opção de café para viagem (isso é fundamental!)

Mantenha um padrão simples, com as diversas opções de café que mencionamos acima, mas também tome cuidado para não exagerar. Você não quer que o cliente se sinta perdido e acabe pedindo um simples café passado por se sentir nervoso com tantas opções diferentes, não é mesmo?

Outra coisa: os cafés especiais e métodos de preparo podem não ser conhecidos por muita gente, então é importante que você tenha uma breve descrição para explicar ao cliente o que ele vai consumir.

Além disso, pense na estrutura do cardápio de maneira que ele seja simples e interativo. Considere, inclusive, investir no uso do cardápio digital, principalmente se o seu público-alvo for os jovens adultos - se tem algo que eles gostam, é de uma boa tecnologia.

Cardápio digital para cafeterias

O cardápio digital por tablet possibilita ao seu cliente escolher o que vai consumir sem pressa e através de uma ferramenta bem interativa e moderna. Uma das muitas vantagens desse tipo de cardápio em relação aos outros é que ele pode ser atualizado instantaneamente, por exemplo.

O cardápio digital para cafeterias também ajuda a atrair um público mais jovem e voltado às novas tecnologias. No entanto, não pense que as gerações mais maduras não vão se acostumar com ele. A ferramenta é intuitiva e bem simples de usar!

Basicamente, os itens do seu cardápio estarão dispostos na tela inicial do tablet, por meio do qual o cliente poderá visualizar fotos, descrição dos itens e até mesmo selecionar adicionais para o pedido (cafezinho com açúcar ou sem, senhor?)

Depois que o cliente decide, ele mesmo envia o pedido à cozinha, e o garçom fica responsável apenas por trazer o pedido até à mesa, o que é mais uma vantagem: você pode trabalhar com equipe reduzida e diminuir os custos com folha de pagamento!

Cardápio digital com QR Code para cafeterias

Além do cardápio digital por tablet, você pode optar por uma novidade que possui as mesmas ferramentas e que pode ser acessada diretamente do celular do seu cliente. O cardápio digital por QR Code chegou para facilitar a vida dos empreendedores e daqueles clientes que estão sempre com o celular na mão.

Através dele, o cardápio do café pode ser visualizado diretamente pelo celular do próprio consumidor, e a melhor notícia é que isso acontece sem nem mesmo consumir memória do dispositivo, já que o menu é visualizado em um site exclusivo para o qual o cliente é redirecionado ao apontar a câmera do celular para o código disposto na mesa.

As funcionalidades do cardápio por QR Code são basicamente as mesmas do cardápio digital por tablet, e você conta, em ambas ferramentas, com um recurso moderno que vai facilitar e aumentar as suas vendas como nunca antes. 

Fornecedores

A qualidade dos equipamentos e da matéria-prima sempre, e isso é SEMPRE, faz a diferença na hora de preparar o produto. Então, não basta procurar os fornecedores mais baratos: você precisa focar no melhor custo-benefício.

Mesmo se você for alugar equipamentos (tal como as máquinas de café expresso), faça uma boa pesquisa e apenas feche o negócio quando estiver garantido que você estará recebendo o melhor produto pelo melhor custo possível. 

Afinal, isso também faz parte do processo para que você consiga uma maior margem de lucro.

Marketing

Antes mesmo de abrir as portas da sua cafeteria, você já precisa pensar em uma estratégia de marketing, principalmente de marketing digital. Panfletos, outdoors e afins são boas maneiras de alcançar um público, porém, a utilização de redes sociais hoje em dia é essencial para atrair clientes e mantê-los como um público fiel.

Divulgue fotos do local e dos produtos, compartilhe dicas sobre café e mencione sobre os diferentes métodos de preparo que você oferece no seu estabelecimento. 

Lembre-se de manter uma identidade visual padrão para todas as postagens, assim as pessoas vão reconhecer facilmente a sua cafeteria. Afinal, a identidade da marca deve ser desenvolvida de modo que seu empreendimento seja lembrado quando alguém pensa em café. 

Mais que isso, procure eventos que ofereçam um espaço para você divulgar o seu negócio também. Por exemplo:

• lançamentos de livros;
• campeonatos de jogos; e
• congressos empresariais.

Reforçando: o tipo de evento dependerá do público-alvo que você quer atingir. Tenha sempre isso em mente.

Documentação técnica e legislação

Em meio a tudo isso, você precisa lembrar que, para abrir um negócio, é necessário ter autorização da prefeitura e tomar algumas outras providências, como fazer registro da empresa na Junta Comercial, na secretaria da Receita Federal, na secretaria da Fazenda e no Sindicato Patronal. 

Todas essas informações serão passadas para você quando você for até a prefeitura para conseguir o alvará de funcionamento.

Além dessas tecnicalidades, lembre-se de ficar por dentro das normas de legislação sanitária para garantir que a sua cafeteria estará toda padronizada em relação à limpeza, estoque e armazenamento apropriado de alimentos, entre outros. 

Dentre as legislações que você precisa conhecer estão a Lei nº 6.437/77, o Decreto-Lei nº 986/69, a Portaria nº 326/SUS/MS/97 e a Lei nº 8.078/90.

Tornar-se um empreendedor (caso a cafeteria seja o seu primeiro negócio) não é tarefa fácil. Você vai precisar investir muito do seu tempo para que o negócio vá para a frente e tenha sucesso, mas, uma vez que as portas estiverem abertas e os clientes satisfeitos, tudo terá valido a pena!