O organograma é uma ferramenta organizacional indispensável para negócios. É através dele que você entende como organizar uma cafeteria, por exemplo. Um organograma auxilia tanto na divisão dos funcionários e suas funções como delimita a quem esse funcionário deverá responder como seu superior.
Saber se organizar é um dos passos fundamentais para seu negócio dar certo. Além de estruturar o quadro de funcionários em um organograma, é preciso analisar uma cadeia de elementos, tais como os pontos fortes e fracos de uma cafeteria e sua estrutura organizacional.
Pensando nisso, preparamos um guia organizacional de como montar um organograma de cafeteria para ajudar o seu negócio a decolar.
Vamos entender!
Como montar um organograma funcional de uma cafeteria
Planejar como organizar uma cafeteria parece algo difícil, mas o organograma é o primeiro passo para organizar tudo no seu negócio.
Para isso, é preciso organizar sua equipe primeiro, montando e entendendo a hierarquia dos cargos e funções. Quem é o funcionário que está acima de todos? Geralmente, é o sócio-proprietário. A partir disso, são criadas ramificações de acordo com o restante da equipe e os respectivos superiores e responsáveis de cada setor.
Imagine que o café Abrahão possui dois baristas, dois balconistas, um cozinheiro, um caixa, um gerente geral e o proprietário.
Exemplo de organograma e estrutura funcional
Assim, é só você adaptar para o tamanho da sua equipe e estabelecer as conexões entre os subordinados e chefes de cada setor, sem se esquecer de atribuir às funções, já que essa é a diferença entre um organograma funcional e um organograma comum.
É bom lembrar que uma cafeteria geralmente não necessita de garçons, já que a maior demanda é do serviço atrás do balcão, mas é importante que pelo menos dois baristas também sejam responsáveis por levar os pedidos até a mesa dos clientes.
Por isso, não se esqueça de descrever essa função do trabalhador no organograma. É importante que o organograma funcional de uma cafeteria descreva todas as tarefas que se espera que o funcionário realize.
Pontos fortes e fracos de uma cafeteria
Uma das dicas mais eficientes de como organizar uma cafeteria é estabelecer metas para resolução dos pontos fracos e aproveitar os pontos fortes para investir ainda mais no ambiente.
Além disso, analisar os pontos fortes e fracos é uma boa estratégia de marketing para a cafeteria e também ajuda a perceber quais estratégias estão dando certo ou se está na hora de mudar a tática diante do mercado.
A análise SWOT, ou FOFA em português, consiste em estabelecer uma estratégia de gestão de um estabelecimento através da Força, Oportunidade, Fraqueza e Ameaça de determinado negócio. E é a partir dessa análise que começa o planejamento estratégico da sua cafeteria.
Através desse método, é possível entender a dinâmica do mercado no qual sua cafeteria está inserida, os riscos que poderão surgir na hora de inovar e como aproveitar os pontos fortes da sua empresa.
Olhe essa análise:
- A Força da sua empresa é medida pelos pontos fortes que a diferenciam de outros negócios no mesmo ramo dentro do mercado. O que sua empresa tem a oferecer de diferencial?
- E sobre a Fraqueza do seu negócio: quais fatores atrapalham o desempenho da sua empresa? É difícil reconhecer, mas encontrar as fraquezas do seu restaurante pode ajudar a resolvê-las.
- Uma boa ideia na hora de reconhecer os Pontos Fracos da sua cafeteria é procurar pela avaliação negativa de clientes - e respondê-las, mostrando que você tem interesse em resolver os problemas.
- Quanto às Oportunidades e Ameaças, é quase impossível prever quando, o que e como vão acontecer. Mas é importante estar preparado para os eventuais desafios que uma oportunidade ou ameaça de mercado pode trazer.
Por exemplo, se a sua cafeteria tem uma linha exclusiva de sucos naturais, qual oportunidade o mercado pode oferecer? Quem sabe um festival de frutas aconteça pela cidade e o seu negócio receba uma demanda muito maior do que o comum. Você estaria preparado para atender à oportunidade?
E quanto à ameaça de mudanças nas taxas, problemas de logística ou falta de matéria-prima? O ano de 2020 foi um grande exemplo de ameaça. Com a pandemia do Coronavírus, muita matéria-prima começou a faltar no mercado e os preços também subiram consideravelmente.
Infelizmente, eventos como esses são difíceis de prever e planejar com antecedência. Por isso, é sempre bom manter o planejamento estratégico da sua cafeteria em dia para garantir maior segurança a sua gestão frente a novos desafios.
Como organizar uma cafeteria
Ter um organograma com seu quadro de funcionários que estabeleça as funções de cada um e quem responde a quem já é um grande passo para organizar uma cafeteria.
Mas, ainda assim, é importante organizar outros setores, como o fornecimento e o estoque de alimentos da cafeteria. Afinal, você não quer ser pego de surpresa com ingredientes faltando no horário de pico na cafeteria, não é mesmo?
Por isso, é importante sempre manter uma margem de segurança na hora de comprar os ingredientes, comprando sempre uma quantia a mais para garantir que não falte nada - mas cuidado para não exagerar e acabar gerando desperdício. Estude a sua demanda.
Além disso, é importante estar sempre em contato com seus fornecedores. Você não quer ser pego de surpresa com alteração de preços ou falta de matéria-prima, né?
Por fim, uma ótima ideia para auxiliar no controle da estrutura organizacional de uma cafeteria e ter tudo na palma da mão - ou na frente do computador - é adotar o sistema PDV (Ponto de Vendas).
Esse sistema ajuda a controlar estoque, gerenciamento de caixa, gera relatórios, permite o cadastro de clientes, observa a produtividade dos funcionários, além de combinar com um sistema de cardápio digital para cafeteria, que deixaria sua cafeteria ainda mais moderna.
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