Noções básicas de gestão de restaurantes

Fazer a gestão básica de restaurantes envolve traçar e seguir um plano de negócios, definir como acontecerá o controle financeiro e de fluxo de caixa e pensar sobre ações de marketing.

Também envolve fixar Procedimentos Operacionais Padrões (POPs), cuidar do estoque e adequar o estabelecimento às legislações trabalhistas e definidas pela Vigilância Sanitária, além de construir relacionamentos com fornecedores e automatizar processos, por exemplo.

Todos esses aspectos podem até ser considerados “básicos”, mas com certeza não são simples.

No texto a seguir, você conhece cada um deles com mais detalhes e descobre exatamente por onde começar a transformá-los em realidade para oferecer uma verdadeira experiência gastronômica aos consumidores e para ser um local onde os colaboradores querem trabalhar.

O que são as noções básicas de gestão de restaurante?

São um conjunto de processos e definições que têm como decisor e monitorador central o empreendedor responsável pelo estabelecimento ou os empreendedores, mas que também envolvem outros gestores, gerentes e todo e qualquer colaborador que trabalhe no ou para o local.

Esse conjunto de processos e definições deve ser pensado antes de abrir o restaurante e atualizado durante o seu funcionamento. Ele abrange:

• área financeira que faz o controle geral das contas do estabelecimento e também o setor ou o profissional responsável pelo fechamento diário de caixa;
• cozinha - todos os colaboradores, sua infraestrutura, controle e manutenção de estoque;
• salão e atendimento como um todo;
• cuidados com o ambiente externo e interno;
• compras - relacionamento com fornecedores e também controle de estoque (responsabilidade de mais de um setor do restaurante);
• marketing e comunicação;
• entre outros.

Devemos lembrar que não existe um aspecto da gestão mais importante ou necessário do que o outro: todos são igualmente fundamentais para se obter lucro e sucesso.

Por que a gestão de restaurantes é importante?

Não adianta de nada que um estabelecimento sirva pratos e bebidas bonitos e deliciosos se ele não tiver atendimento adequado, infraestrutura limpa e com manutenção em dia, equipamentos e objetos sem nenhum tipo de defeito ou problema e por aí vai, não é mesmo?

Um food service administrado de forma adequada tem mais chances de sucesso, justamente porque é capaz de demonstrar preocupação com todos os detalhes para o seu consumidor e com o bem-estar de seus colaboradores. Também porque mantém em dia toda a sua infraestrutura e consegue garantir uma experiência impecável a quem passa por ele - desde a recepção até o fechamento da conta.

Veja, adiante, algumas práticas recomendadas para um bom gerenciamento de restaurante.

10 práticas recomendadas para gerenciamento de restaurantes

Você encontrará, abaixo, detalhes sobre os principais aspectos a serem tratados em uma gestão impecável de um estabelecimento que sirva alimentos e bebidas. Entre eles estão o plano de negócios, controle financeiro e do fluxo de caixa, gestão e controle de estoque e de pessoas etc.

1.  Elabore um plano de negócios

Este documento deve ser traçado antes mesmo da abertura do espaço e refeito ou melhorado conforme o necessário. Esse plano incluirá:

• definição do público-alvo e avaliação de suas preferências e necessidades;
• estudo da concorrência e de possíveis diferenciais;
• planejamento de cardápio e precificação dos itens;
• levantamento de fornecedores e negociações específicas com cada um deles;
• definição de orçamento disponível e de investimentos que devem ser feitos o quanto antes;
• contratação da equipe que atuará na linha de frente e também na parte administrativa do espaço.

2.  Faça capacitações com a equipe contratada

Depois de contratar os funcionários, o gestor de um restaurante precisa capacitá-los. O mesmo deve ser feito quando houver uma equipe já formada já que, de tempos em tempos, é necessário oferecer cursos para que todos se mantenham atualizados e adquiram novos conhecimentos.

A capacitação e atualização das equipes torna a rotina de produção e de serviço mais produtiva, melhora a experiência do cliente e agrega satisfação a cada colaborador na execução de seu trabalho.

Basta refletir: o que mais os funcionários de um restaurante querem e precisam?

• demonstração de que são importantes para a equipe e reconhecimento de que são talentos que você deseja reter;
• garantia de que a segurança do trabalho está sendo observada e cumprida;
• salário compatível com o do mercado.

Para atender todos esses pontos e principalmente pagar o que é justo a cada colaborador dentro do planejado em termos de custos de funcionários, o segredo está em uma boa gestão financeira.

3.  Preocupe-se com sua gestão financeira e administração correta do fluxo de caixa

Além de serem parte do plano de negócios, a gestão financeira e os cuidados com o fechamento e o fluxo de caixa são fundamentais para que um restaurante funcione de forma equilibrada.

Quando falamos de gestão financeira, estamos tratando do controle detalhado de todas as contas, despesas e do dinheiro que o estabelecimento tem para receber.

Recomenda-se a realização desse controle através do uso de um software que ajude, entre outras coisas, no registro de compras já feitas e entregues ou ainda não entregues; na folha de pagamento dos funcionários todo final de mês e na análise de fornecedores. Esse recurso, ou solução de gestão, reduz erros e ajuda a evitar prejuízos.

E como uma coisa leva a outra, o uso de soluções inteligentes para restaurantes também vai contribuir com mais produtividade e otimização de outras partes da rotina e com o acompanhamento de resultados.

Adote essa alternativa e inclua na sua gestão:

• conhecer cada um dos pedidos feitos pelos clientes, descobrir quantos e quais não foram atendidos e por quais razões isso acontece, calcular a média de tempo para tudo chegar à mesa do consumidor e avaliar dias e horários com mais e com menos movimento;
• estar mais atento ao descartes de sobras e incentivar a redução do desperdício;
• identificar formas de pagamento mais utilizadas e avaliar taxas cobradas pelas operadoras de cartão.

Usufrua da automatização também para fazer um controle de estoque ainda mais aprofundado.

4.  Faça uma boa gestão de estoque

Já que estamos falando tanto sobre este aspecto, vamos incluí-lo separadamente nessa lista de noções básicas de gestão de restaurante. Veja só a sua importância!

É claro que você, como gestor, deve destinar um colaborador específico e capacitado para realizar a gestão diária do estoque do seu restaurante. De qualquer forma, monitore de perto tudo o que acontece por lá e a maneira como as compras chegam ao estabelecimento e quais insumos são mais ou menos utilizados.

Lembre-se que a gestão de estoque acaba diretamente ligada ao trabalho da brigada de cozinha, bem como aos setores financeiro e administrativo da empresa. Conhecendo mais profundamente o seu estoque, aos poucos, você pode implementar:

• fichas técnicas para todos os pratos;
• métodos de controle;
• cálculos de entradas e saídas;
• classificação e divisão dos produtos;
• contagem e inventário;
• procedimentos de reposição;
• Procedimentos Operacionais Padrões.

Os Procedimentos Operacionais Padrões (POPs) vão garantir a adequação do food service às normas, principalmente àquelas instituídas pela Vigilância Sanitária.

5.  Adeque-se às leis

Este é mais um ponto fundamental entre os aspectos básicos da gestão de um restaurante.

Além da adequação às normas implementadas pela Vigilância Sanitária para ter um restaurante limpo, organizado e higiênico, gestores também devem investir em adequar seus negócios às legislações trabalhistas e seus espaços físicos ou seus setores de administração e controle financeiro às leis válidas em âmbito local.

Isso ajudará na prevenção de problemas de saúde de funcionários e clientes; complicações relacionadas a reclamações por falta de higiene ou insegurança alimentar e de punições ou multas geralmente gravíssimas aplicadas por fiscais da própria vigilância.

Se precisar de ajuda, informe-se com técnicos e especialistas para descobrir como moldar as coisas da melhor forma. Fique de olho em:

• infraestrutura;
• uso, limpeza e manutenção de equipamentos e ambientes;
• asseio e vestimentas dos funcionários;
• cuidados com os banheiros;
• conservação de ar-condicionado e tubulações;
• cuidados com os alimentos desde o momento em que são recebidos até serem entregues ao cliente.

Adicione detalhes sobre esses e outros aspectos ao seu manual de boas práticas - que, se ainda não estiver pronto, deve ser feito o quanto antes.

Imprima o manual e entregue individualmente a cada colaborador. Peça para que todos assinem um termo de que receberam o conteúdo e estão cientes da necessidade de conhecê-lo a fundo.

Além de tudo, quanto maiores os cuidados com a gestão de um restaurante, melhor será a sua imagem! 

6.  Cuide da imagem do estabelecimento

Esses cuidados estão em todo lugar: no treinamento de equipes, na definição dos padrões, na adequação à legislação e normas da cozinha que já foram mencionadas e também na preocupação com atendimento, serviço e no estabelecimento de critérios de qualidade para recepção, salão, cozinha etc.

Também entram na lista de cuidados com a imagem do estabelecimento aqueles que possuem alguma ligação com:

• conforto dos clientes proporcionado pela estética, a aparência visual, a iluminação e a temperatura do local, por exemplo;
• comunicação visual - desde a fachada até os banheiros e o estacionamento;
• embalagens, atendimento e serviço de entregas quando existe a opção delivery.

Lembre-se também de estar sempre atualizando as mídias do negócio. Quem divulga nas redes sociais um vídeo gravado dentro do estabelecimento ou uma foto tirada por lá precisa estar fazendo boa propaganda para quem vê ou assiste. É isso o que acontece com o seu restaurante? Se não, o que falta melhorar no espaço físico?

A recíproca é verdadeira: quem vê coisas sobre o seu restaurante na web, sente vontade de visitá-lo pessoalmente? Fica a cargo da equipe de marketing gastronômico transformar esse questionamento em uma afirmação.

7.  Aposte em comunicação e marketing

Considere parte da sua gestão básica de restaurante contratar uma equipe ou um profissional de marketing capacitado para lidar com a imagem do estabelecimento e com as necessidades dos consumidores através do omnichannel e por meio de redes sociais, site e mídias digitais.

Esse profissional começará sua atuação fazendo pesquisas, análises e orçamentos; definindo objetivos, traçando ações iniciais por meio deles e até criando anúncios para o Instagram, por exemplo.

Depois, trabalhará com a divulgação de novidades e do cotidiano da equipe, do local e poderá até trabalhar em campanhas de marketing de influência, tudo isso sem deixar de se responsabilizar por responder mensagens e e-mails, o que também faz parte de outro aspecto da gestão: o investimento no relacionamento com o cliente.

8.  Invista no relacionamento com o cliente

Contando com a sua equipe de marketing e com os funcionários que trabalham no atendimento e no salão do restaurante, todos devidamente capacitados e atualizados, considere os investimentos no relacionamento com o cliente também como um ponto básico da gestão de restaurantes.

A partir disso:

• faça pesquisas de satisfação (online e offline);
• pergunte sobre alimentos, bebidas, infraestrutura e ambiente, tempo de espera, etc;
• retorne a quem deixar feedbacks, mesmo que sejam negativos.

Enfim, absorva os elogios, as sugestões e as críticas para repassar aos funcionários, enaltecer o que está funcionando e melhorar o que precisa ser melhorado.

9.  Tenha a mudança como algo necessário e positivo

Não seja um gestor que teme mudanças. Pelo contrário! Utilize o relacionamento com os seus clientes para fazer adequações no estabelecimento e no delivery (se houver), e para ficar cada vez mais atento(a) em relação às novidades do universo de food service.

Estar pronto para mudar é mais um aspecto básico da gestão de restaurante e tem tudo a ver com ser um bom líder.

10.  Seja uma boa liderança

Mais do que comandar, lidere verdadeiramente a sua equipe e você mesmo(a). Isso significa, como você já viu anteriormente, aceitar a necessidade de mudança e se manter informado, mas também:

• ser um parceiro de todos os que trabalham para o seu negócio e inspirá-los cada vez mais;
• estar disponível para conversar e principalmente para ouvir;
• saber delegar funções e tarefas - e atuar cada vez mais no âmbito estratégico, deixando tarefas operacionais para outras pessoas;
• tomar decisões baseadas em fatos e dados e principalmente no limite do seu orçamento.

Agora que você já dominou as noções básicas que todo gestor deve ter para administrar um restaurante, confira as nossas últimas dicas (neste artigo, mas não deixe de conferir outras postagens no nosso blog) para tirar de letra a rotina de um empreendedor de sucesso.

5 dicas de gestão de restaurantes

Você e seus funcionários devem levar em consideração quando tratam sobre aspectos básicos da gestão de um restaurante:

1. Ouvir o cliente, tratá-lo com atenção e educação e solucionar qualquer problema que ele tenha é imprescindível. É isso que as pessoas querem dizer quando falam que o cliente tem sempre razão.
2. Os cargos e funções de cada um devem ser muito bem definidos e expectativas devem estar alinhadas entre gestores e funcionários e também dentro de cada equipe.
3. Fazer promoções e combos promocionais não é algo negativo e pode ser muito positivo para o estabelecimento se essas promoções tiverem um raciocínio lógico, estratégico e financeiro por trás delas.
4. O menu precisa ser atualizado regularmente e toda ideia é bem-vinda para essa atualização.
5. A tecnologia deve ser uma aliada e não inimiga! Inclusive no momento de atualizar e divulgar o menu. Um cardápio digital simples contribui com o dia a dia dos funcionários, é mais acessível para os clientes e custa menos aos gestores. Por isso, é um ótimo exemplo da tecnologia como uma grande amiga.

Para outras dicas, continue acompanhando as publicações do nosso blog!