7 dicas para organizar as finanças do seu restaurante

Um restaurante financeiramente organizado deve estar com o plano de negócios sempre em dia, assim como as licenças e vistorias, manter o fluxo de caixa em dia e também fazer um bom controle de estoque. Somado a tudo isso, contar com um bom sistema de gerenciamento é sempre uma boa ideia.

Qualquer negócio só consegue manter suas portas abertas e potencializar seus resultados quando consegue organizar suas finanças. Sem seguir as premissas básicas da organização de um estabelecimento no ramo de food service, é questão de tempo para que as coisas se tornem complicadas a ponto de comprometer o funcionamento do local.

Organizar as finanças de um restaurante também é uma questão decisiva para crescer quanto empresa e se destacar frente à concorrência, uma vez que esse mindset otimiza a gestão e torna possíveis novos investimentos, como a ampliação do espaço físico e a automatização do empreendimento.

Por isso, se você deseja ter um controle de custos mais eficiente no seu restaurante ou torná-lo mais rentável, aqui estão dicas de organização financeira para o seu negócio. E aí, quer colocar ordem nesta casa? Então, vamos lá!

Como organizar as finanças de um restaurante?

1.  Revise o plano de negócios do restaurante

O plano de negócios é o documento em que todos os objetivos de uma empresa estão presentes, assim como todos os processos e procedimentos para que as metas sejam alcançadas estão alinhados. De modo geral, o documento é feito antes de o restaurante começar as atividades oficialmente.

Esse documento, quando bem estruturado, passa pela análise de mercado e concorrência, plano de marketing, plano operacional, plano financeiro e análise de cenário. Com essas informações bem definidas, basta seguir o que foi combinado no papel ou adaptar os planejamentos caso haja necessidade.

Se você ainda tem em mãos o plano de negócios do seu restaurante, vai ser necessário revisá-lo, colocando em ordem fatores desalinhados, relembrando objetivos, reduzindo custos e até mesmo modificando estratégias.

2.  Mantenha as licenças e vistorias em dia

Manter as licenças e vistorias do restaurante em dia é uma forma de prevenir multas e evitar custos desnecessários. Além disso, caso a irregularidade do estabelecimento seja muito grave, os órgãos responsáveis podem fechar as portas do local por tempo indeterminado.

Por isso, procure deixar sempre em dia as seguintes exigências:

• Alvará de funcionamento
• Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB)
• Cadastro Municipal de Vigilância em Saúde (CMVS)
• CNPJ do empreendimento e cópia autenticada do RG e CPF do proprietário
• Cópia do contrato de locação ou compra e venda do estabelecimento
• Folha-espelho do IRPF e IPTU do imóvel
• Manual de boas práticas de fabricação
• Procedimentos Operacionais Padrões (POPs)
• Registro de compra dos alimentos
• Documentos específicos exigidos pela prefeitura da cidade onde está localizado o estabelecimento

Com essa papelada organizada, você pode planejar suas estratégias empresariais e financeiras com tempo, concentrando a energia da equipe no que realmente importa: tirar o restaurante do vermelho ou potencializar sua receita.

3.  Atualize o fluxo de caixa constantemente

O fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável para a saúde financeira de um restaurante, ou melhor, de qualquer empreendimento que deseje construir um negócio sólido e que permaneça em funcionamento por um bom tempo.

No dia a dia de uma empresa, o fluxo de caixa representa anotar ou, no caso de um sistema, lançar todas as entradas e saídas financeiras do estabelecimento.

Essa é uma prática cotidiana que mantém o financeiro do negócio organizado e atualizado, proporcionando um panorama real das finanças do restaurante, uma vez que reúne e categoriza as despesas e receitas da empresa fornecendo dados honestos sobre a vida financeira do local.

4.  Feche o caixa todos os dias

O expediente apenas encerra quando o caixa do restaurante é fechado, portanto, não deixe para depois o que você pode somar e subtrair agora, viu?

Para isso, anote o saldo disponível em caixa, registre todas as movimentações financeiras feitas ao longo do dia, verifique se os valores contabilizados batem com as movimentações registradas e, em seguida, diminua os valores que saíram da quantia que entrou no caixa.

Depois de encontrar essa diferença, basta somá-la ou diminuí-la do valor do último fechamento de caixa ou valor inicial previamente acordado e pronto: o caixa do restaurante foi fechado.

O ideal é que não sobre - muito menos falte! - dinheiro durante o fechamento do caixa, afinal de contas, esse é um forte indicador de que a tarefa não foi cumprida como deveria, o que pode complicar na visualização correta dos valores captados ou manejados de maneira indevida.

5.  Faça um controle de estoque com frequência

Mercadoria parada é dinheiro parado, ocupando espaço, exigindo custos de manutenção e correndo perigo de vencer ou estragar, especialmente quando falamos no estoque de alimentos e produtos perecíveis. Portanto, essa organização é essencial para evitar desperdício e custos duplicados.

Por isso, alguns passos são essenciais para fazer um bom controle de estoque:

• classifique e divida produtos (separe-os por grupos de alimentos e data de validade, por exemplo);
• tenha uma tabela atualizada com a entrada e saída de mercadorias;
• conte e confira o estoque com regularidade;
• crie uma ficha técnica de preparação de alimentos; e
• deixe um colaborador responsável pelo controle.

6.  Reduza custos ou invista recursos caso necessário

Depois de visualizar todas as despesas e receitas médias do restaurante a partir dos passos anteriores e passar a entender melhor a saúde financeira do seu negócio, chegou a hora de enxugar custos caso necessário. Aliás, economizar sempre é possível, principalmente no consumo de energia e de água, certo?

Para além disso, você também pode tomar algumas providências para se certificar de que não está gastando mais do que deveria em alguns setores. Por isso:

• revise o quadro de funcionários com certa periodicidade;
• utilize equipamentos inteligentes e sustentáveis que contribuam com a economia nas contas; e
• corte aportes desnecessários e evite desperdícios, principalmente com a matéria-prima do seu restaurante: os alimentos.

Depois disso, quem sabe, se o cenário for favorável, realize alguns investimentos.

7.  Tenha um sistema de ERP

O ERP é um sistema integrado de gestão empresarial que serve para interligar e reunir todos os dados e processos de uma organização em um único lugar. O sistema faz com que a administração do restaurante, inclusive financeira, seja feita de forma rápida e organizada.

Assim, dentro de um mesmo sistema, você acessa dados de contabilidade, finanças, RH, suprimentos, patrimônio, vendas, entre outros. O ERP é importante para agrupar informações pertinentes e dar um panorama geral sobre o negócio.

Como aumentar as vendas de um restaurante?

Potencialize suas vendas colocando em prática um conjunto de medidas estratégicas, como é o caso do marketing digital, trazendo credibilidade e visibilidade para sua marca. Investir em recursos como o cardápio digital também pode otimizar o processo de recolhimento dos pedidos e instigar seu cliente a fazer novos pedidos com autonomia e praticidade.

Atualmente, quando alguém pensa em comer em um lugar novo ou está decidindo onde comer, é natural que essa pesquisa seja feita pela internet, seja pelo Google, pelo Instagram ou outra rede social de preferência do consumidor.

Logo, o seu restaurante deve aparecer e, mais do que isso, ter um perfil ativo nesses ambientes virtuais, entregando informações úteis como horário de funcionamento, localização e cardápio, além de um conteúdo relevante sobre o dia a dia do restaurante e seus clientes.

Já o cardápio digital é uma versão do menu tradicional dentro de um dispositivo, geralmente um tablet, localizado em cima das mesas do estabelecimento. Para fazer o pedido, fechar e pagar a conta, basta que o cliente siga as recomendações intuitivas do aparelho, tendo mais autonomia para aproveitar o tempo no seu restaurante, já que não será preciso esperar pelo garçom.

Como reduzir o CMV de um restaurante?

O Custo de Mercadoria Vendida (CMV) é o total de despesas que o estabelecimento tem para adquirir ou produzir, armazenar e comercializar um produto. O cálculo desse indicador pode ser feito com base nos valores monetários ou na quantidade de itens disponíveis no estoque.

Para descobrir qual é o custo de mercadoria vendida do seu restaurante, vai ser preciso somar o Estoque Inicial (EI), que nada mais é do que a quantidade ou valor total dos itens disponíveis no estoque, e as compras feitas dentro de determinado período (C), depois disso, diminuir do resultado o valor do Estoque Final (EF) que, por sua vez, são os itens ou valor total restante.

CMV = EI + C - EF

Agora, para reduzir o CMV do restaurante, vai ser preciso organizar o seu estoque, fazer um inventário dos itens disponíveis no local e registrar todas as entradas e saídas de mercadorias, além de evitar desperdícios durante o preparo dos alimentos e tomar cuidado com o vencimento dos produtos.

Outra alternativa é tentar negociar com fornecedores e baratear os custos de aquisição das mercadorias, sem que a qualidade dos pratos vendidos pelo estabelecimento seja comprometida.

Ou seja, o ideal é ter um controle de estoque rígido, utilizando o indicador também como um alerta para um controle de custos do restaurante, além de repor o estoque apenas quando necessário.