A gestão de compras para restaurantes é feita a partir da análise das demandas do estabelecimento, do volume de pratos que são vendidos ao longo de um determinado período e do controle e da manutenção de estoque.
Já pensou você estar em um dia bom, com vários clientes consumindo e, de repente, bem quando o restaurante está no pico de vendas, a comida acaba? Além de perder dinheiro, você também poderá perder novos e antigos clientes.
Para impedir que problemas como esse aconteçam, descubra tudo o que você precisa saber para fazer uma ótima gestão de compras de um restaurante e garantir que seus processos continuem funcionando da melhor forma possível!
O que é gestão de compras? Processo fundamental em restaurantes
O processo de gestão de compras é aquela parte do planejamento estratégico cotidiano de um restaurante que envolve organização, coordenação e controle de todas as atividades relacionadas à aquisição de produtos, materiais e insumos necessários ao estabelecimento de uma forma eficiente.
Esse processo garante que o food service obtenha todos os recursos imprescindíveis para funcionar todos os dias e atender os clientes com eficiência e qualidade, reduz gastos excessivos ou desnecessários, contribui com a rentabilidade do local e garante que os alimentos que chegam à mesa de cada consumidor estejam sempre frescos.
E, para conseguir fazê-lo com maestria, você vai precisar seguir alguns passos essenciais. Eles foram listados adiante, neste artigo. Continue a leitura!
Como organizar as compras de um restaurante em 5 etapas
Uma boa gestão de compras e estoque em um restaurante depende da análise do histórico de vendas, do controle eficiente de todos os produtos que entram e saem do espaço de armazenamento, de negociações atentas com os fornecedores e de muito planejamento e treinamento.
1. Faça uma análise completa do histórico de vendas
Se você já tem um restaurante ativo, o primeiro passo da sua gestão de compras vai ser analisar o histórico de vendas do estabelecimento para saber qual é a média de quantidade de cada produto vendido nas últimas semanas ou nos últimos meses.
Especificamente para datas comemorativas, avalie o mesmo período do ano anterior ou estude momentos similares vivenciados alguma outra vez.
A partir disso, você consegue mais ou menos qual é a quantidade de materiais e insumos necessária para suprir com a demanda.
2. Fique de olho no seu espaço de armazenamento dos ingredientes
Um controle de estoque de restaurante bem feito garante que você tenha plena certeza do que entra e sai da sua cozinha, ajuda a entender quando é a hora certa de fazer uma nova compra de cada insumo e a reduzir desperdício, priorizando a utilização, primeiro, dos produtos que vencem ou estragam antes de outros.
Além de pensar no fluxo de insumos no estoque, também vale olhar para a maneira como os alimentos são armazenados: um restaurante que guarda ingredientes do jeito errado acaba perdendo esses insumos mais rapidamente e precisa gastar muito mais dinheiro para fazer reposições emergenciais.
E não vá desligar o freezer a noite, hein – como você talvez tenha visto os restaurantes do “Pesadelo na Cozinha” fazerem!
É mais barato assegurar o período de validade de um produto do que entregar aos consumidores um alimento armazenado do jeito errado e que pode fazê-los tão mal a ponto de eles não só nunca mais voltarem como deixarem um registro de denúncia na Vigilância Sanitária.
3. Negocie com seus fornecedores
Outro passo para fazer uma boa gestão de compras inclui olhar para os gastos que seu estabelecimento tem com a compra dos produtos (até de limpeza!) e conversar com os fornecedores na tentativa de reduzi-los.
Manter-se atualizado(a) em relação a propostas de outras marcas ou empresas também faz parte do jogo, e quem atender melhor às necessidades do restaurante sai à frente. Por outro lado, quanto mais solidificado um relacionamento com um fornecedor, mais chances de negociações vantajosas para ambos.
Se fizer sentido, de acordo com a movimentação dos produtos do estoque, você também pode realizar compras maiores para pagar menos na unidade dos produtos e dar uma economizada a mais. Só planeje tudo direitinho!
4. Planeje bem as suas compras
Lembra do que leu logo ali em cima sobre controle de estoque? Para fazer uma compra planejada e economizar mais ainda nessa hora, você precisa saber o que realmente precisa ser reposto e o que dá para deixar para a próxima – sem riscos de não ter o que servir, é claro.
E manter uma lista de compras completa e sempre atualizada, garantindo que não vai esquecer nada na hora que estiver adquirindo os insumos.
Além disso, não custa reforçar: verifique se tem produtos que vão estragar ou estão perto do fim da validade, assim, você consegue garantir que todos eles estejam disponíveis para a galera da cozinha utilizar e solicita uma reposição de cada um no tempo certo, caso seja necessário.
Às vezes, esse processo todo vai mostrar que alguns insumos pouco usados podem ser substituídos por outros mais usados e que você consiga comprar em maior quantidade justamente pelo fato de aplicar em várias receitas, não em uma só.
5. Treine sua equipe
Por último, todos precisam estar alinhados sobre as políticas de controle de estoque e procedimentos de compra da empresa, tanto quanto em relação aos POPs de alimentos, os “Procedimentos Operacionais Padrões”.
Um time alinhado é a chave para que os processos estabelecidos sejam sempre seguidos, sem contar que, quanto mais os colaboradores envolvidos nos processos de compras estiverem cientes de como agir e do por que agir de determinada forma, mais chances de dar tudo certo.
Além de tudo isso, que tal ter uma mãozinha a mais da tecnologia?
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Como realizar a gestão de compras e pedidos do restaurante usando a tecnologia?
Para realizar um bom controle de compras e pedidos em restaurante, você já sabe que é necessário fazer uma análise completa do seu cardápio, dos pratos mais e menos vendidos, e dos itens necessários para a produção de cada prato, mas o que você talvez não imagine é que não precisa perder tempo com isso e pode contar com um cardápio digital que tenha inteligência de mesa!
Através de menus em tablet ou QR Code que disponibilizam um painel de gestão exclusivo, você descobre, em apenas alguns cliques, a relação entre a quantidade de produtos vendidos e os insumos necessários para que eles cheguem à mesa dos clientes.
E ainda consegue traçar novas e melhores estratégias de marketing para o restaurante baseadas nos reais interesses da sua freguesia!
Quando precisar revisar e ajustar seus procedimentos para garantir que seu restaurante funcione de maneira eficiente e lucrativa – lembrando que a organização das compras é um processo contínuo e dinâmico –, basta emitir relatórios com dados fresquinhos e usar as informações contidas neles.
Sem sequer precisar decifrá-las ou interpretá-las, já que elas estarão detalhadas para você.
O que acha da ideia? Assista ao vídeo abaixo antes de ir se ainda não estiver convencido(a) sobre contar com esse novo aliado.
Agora sim, você está preparado(a) para gerir as compras e pedidos do seu restaurante com sucesso! Não deixe de voltar para este artigo sempre que tiver dúvidas e boa sorte para implementar essas dicas.
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