O fechamento do caixa de restaurante é um processo bastante importante para você conseguir controlar o funcionamento do seu negócio. Ele facilita demais a vida de qualquer empreendedor no ramo alimentício e, ao contrário do que muitos pensam, não é nenhum bicho de sete cabeças. Na verdade, é bastante simples uma vez que você segue os passos certos e torna o controle de caixa de restaurante parte da sua rotina.
O mais comum, inclusive, é que o fechamento de caixa seja feito diariamente, o que facilita o controle ao fornecer uma perspectiva melhor para administrar corretamente o seu bar ou restaurante - principalmente se há uma grande movimentação durante o período. Mas o que importa acima de tudo é que o fechamento seja feito pelo menos uma vez ao mês, quer você decida fazer diariamente ou não.
A abertura e fechamento de caixas para restaurantes é um processo administrativo e tem como principal objetivo o controle de entrada e saída de produtos (ou seja, dos ganhos e perdas) durante um determinado período de tempo no seu restaurante. É importante também estabelecer um sistema que seja simples e prático, tanto para você quanto para os operadores de caixa conseguirem acompanhar todos os passos, isso serve para evitar erros e não prejudicar os cálculos do processo.
Confira a checklist passo a passo com as dicas mais eficientes para ajudar a controlar o seu fluxo de caixa a seguir!
Passo a passo do controle de caixa de restaurante
Afinal, quais são as principais coisas a levar em consideração para fazer um bom fechamento de caixa de restaurante? A checklist que você precisa seguir para criar uma padronização desse processo são os seguintes passos:
- Definição da tarefa: Lidar com essa tarefa exige bastante responsabilidade, afinal, é através desse processo que serão definidos todos o lucro e prejuízo que o restaurante enfrenta. Se não for o próprio dono o responsável por abrir e fechar o caixa, que seja alguém de confiança e de alta responsabilidade, preferencialmente, alguém que já tenha um cargo importante no restaurante e já conheça muito bem todos os processos.
- Preparo do fluxo de caixa: O fluxo de caixa pode ser feito através de uma planilha ou de um sistema de software próprio para restaurantes, caso você já tenha um em funcionamento no seu estabelecimento. Nele você irá anotar os números brutos para controlar a entrada e saída de dinheiro no restaurante, ao começar o dia, o valor do caixa aberto deve ser anotado e, ao terminar, o valor do fechamento também. O fluxo de caixa é uma ótima maneira de projetar ganhos e gastos para estabelecer metas para o seu negócio.
- Abertura do caixa: Sempre há um valor de reserva dentro do caixa já esperando para começar o dia de negócios (que fica a disposição do operador para troco e demais movimentações) e é essencial que esse valor seja anotado antes de que qualquer movimentação financeira seja feita. Você também já pode agilizar uma previsão de despesas para o dia, caso hajam contas para pagar ou compras de estoque a serem feitas. Dessa maneira, você terá uma noção cada vez melhor de planejamento para o futuro.
- Registro de entradas e saídas: A abertura do caixa deve ser a primeira coisa a ser anotada, e a partir disso, TUDO deve ser anotado também (de preferência, com comprovantes e notas fiscais). Tudo que entrar e sair durante o horário de funcionamento do restaurante deve ser registrado, por menor que seja o valor, ele deve entrar na lista! Desde o combustível utilizado para buscar uma mercadoria que faltou até o tipo de recebimento (dinheiro, débito, crédito, ticket, etc.) devem ser anotados.
- Conferência de valores: Parte do processo do controle de caixa de restaurante é conferir se os valores de despesas e receitas estão de acordo. Esse tipo de conferência serve também para identificar erros comuns em bares e restaurantes, tais como um troco dado errado ou a falta de registro de uma devolução de itens. Se há uma troca de turnos no seu restaurante, é importante realizar esse passo a cada troca (os erros serão identificados e resolvidos com maior eficiência e clareza).
- Fechamento de caixa: Uma vez que os valores forem conferidos e tudo estiver certinho (ou, pelo menos, devidamente resolvido), então você pode partir para a finalização do processo. Isto é, você vai precisar somar todas as entradas e subtrair do total de saídas, assim será gerado um valor atualizado de saldo que será utilizado para começar o dia seguinte.
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Checklist: como realizar o fechamento de caixa
Agora que todos os passos já estão claros, você pode então definir quem ficará responsável pelo processo e como ele deverá ser realizado de maneira adequada. Aqui está um resumão básico de cada coisa que precisa ser feita para uma abertura e fechamento de caixa para restaurantes:
- Definição da tarefa
- Abertura do caixa
- Registro de entradas e saídas
- Conferência de valores
- Fechamento de caixa
Concluindo
É bem mais simples do que você pensou, não é mesmo? Certifique-se de estar sempre conferindo e supervisionando esse processo, caso não seja você mesmo quem esteja lidando com a abertura e fechamento de caixa. Claro que quem estiver responsável por isso será de máxima confiança, mas essas finanças são o que mantém o seu negócio funcionando e o que vai garantir que você realmente tenha lucro no final de cada mês.
Além de estar sempre ligado nessa questão, considere investir em um software para restaurantes. Eles tornam todo o processo de abertura e fechamento de caixas para restaurantes mais simples e prático, além de ajudar a manter um controle mais rígido e preciso, diminuindo a quantidade de erros de todas as movimentações financeiras.
Um sistema software para restaurantes já terá o fluxo de caixa preparado para anotar diferentes gastos e recebimentos, tais como em dinheiro, cartão de débito e crédito, além de ter também um espaço para anotar gastos diversos que mantém o seu negócio funcionando e que normalmente são esquecidos de contabilizar, tais como transporte, combustível ou mesmo para questões pessoais (o que não deveria acontecer, mas como dono de restaurante, você percebe que às vezes é inevitável se utilizar desse meio).
Para concluir, lembre-se de que você não necessariamente precisa fazer o fechamento todos os dias, porém, como um bar ou restaurante é um local que normalmente possui grande movimentação financeira cotidianamente, fazer a abertura e fechamento de caixa ao final de cada um desses dias será bastante importante para garantir o melhor funcionamento e planejamento para o seu negócio!
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