12 dicas de organização para estoque de alimentos

Para organizar o estoque de alimentos de um restaurante é preciso contar uma ficha técnica de cada prato, controlar a entrada de mercadorias, separar o estoque seco do de perecíveis, além de organizar a despensa por ordem de validade. Também é necessário fazer a auditoria e limpeza da área regularmente.

Quem tem um restaurante ou bar precisa criar, organizar e manter um estoque de alimentos, de forma que não faltem ingredientes no dia a dia nem sejam desperdiçados insumos que acabaram vencendo por terem sido comprados em excesso.

Felizmente, é muito simples deixar seu estoque organizado, de forma que o trabalho de todo mundo seja otimizado e seu restaurante entregue produtos com excelência.

Pode ser mais trabalhoso organizar o estoque pela primeira vez, mas depois de colocar tudo no seu devido lugar, a única tarefa que você vai ter é manter essa organização.

Vamos às dicas para começar a aprimorar essa parte do seu negócio hoje mesmo?

1.  Elabore uma ficha técnica

A primeira coisa que quem deseja organizar um estoque de alimentos de forma correta precisa fazer é criar uma ficha técnica.

Depois de montar seu modelo de cardápio, é preciso conhecer a composição de cada prato. Essa tarefa pode ser feita em um sistema de gerenciamento de estoque ou, caso você não tenha um, por meio de uma ficha técnica.

Existem várias formas de criar esse documento e você deve escolher a que se encaixa melhor ao seu negócio. Quanto mais precisa essa ficha for, mais fácil será administrar o negócio, inclusive para quantificar os custos da produção. Assim, você pode conhecer a margem real de lucro, por saber, de forma efetiva, quanto gasta por receita.

Basicamente, a ficha deve apresentar o custo e a quantidade de cada ingrediente que vai em cada item do cardápio. Dessa forma, você poderá visualizar o custo total da refeição.

2.  Conheça a movimentação do restaurante

Entender como funciona o movimento no seu estabelecimento é essencial para conseguir fazer a organização de estoque de alimentos. Faça estatísticas mensais ou mesmo semanais, apontando como acontecem as vendas dos seus pratos e bebidas. Pergunte-se:

• Quais pratos vendem mais e em qual quantidade?
• Quais pratos vendem menos?
• Em qual período do ano cada prato é mais vendido?
• Em qual dia da semana cada prato é mais vendido?

Tudo isso porque, conhecendo como acontece a dinâmica de vendas do seu restaurante, você pode aumentar o estoque para garantir que sempre terá insumos em momentos de maior demanda, como é o caso das datas comemorativas, em que você pode precisar providenciar, por exemplo, itens importados.

É possível identificar, a partir desse controle, que as sobremesas costumam vender mais no inverno, assim como normalmente é o caso dos pratos quentes. Logo, quando o verão chegar, os ingredientes desses pratos podem ter menos estoque. A sazonalidade dos alimentos também deve ser sempre levada em consideração.

Estude o seu negócio para definir quantidades mínimas e máximas de cada produto. Conforme fizer isso, vai perceber que existe uma maneira simples e eficaz de fazer a gestão do estoque, chamada de "regra 20/80”: 20% dos seus produtos são responsáveis por 80% dos seus lucros.

3.  Entenda o que é estoque mínimo, médio e máximo

Existem três tipos de estoque, mas o mais comum é trabalhar com o estoque mínimo, também chamado de just in time, que é suficiente para a produção de poucos dias.

Estoque mínimo

É o estoque de segurança, pois é a menor quantidade de insumos que devem existir no estoque do seu restaurante, com o objetivo de prevenir qualquer situação de emergência que venha a acontecer pelo consumo anormal de determinado prato.

O estoque mínimo é calculado observando-se o consumo médio e os dias necessários para a entrega do produto:

Estoque médio

É o nível médio do estoque, ou seja, mais do que o estoque mínimo, considerado como 50% da quantidade a pedir.

É calculado a partir da quantidade de insumos mantidos em estoque, dividida por um período específico, que pode ser diário, semanal, mensal e até anual, já que depende do giro de estoque da distribuidora:

Estoque máximo

Como você já deve presumir, é a maior quantidade de insumos que deverá existir no restaurante, para garantir o consumo até que chegue o próximo lote de reposição.

Você nunca deve operar acima desse nível, para não desperdiçar recursos ou dificultar o controle do estoque. Ele é calculado assim:

Tanto o estoque mínimo quanto o máximo atuam como níveis de alerta. Ao observá-los, você pode corrigir e adaptar seu estoque para cumprir suas necessidades e otimizar o atendimento de clientes, já que, ao ter esse cuidado, nunca faltarão insumos.

4.  Controle a entrada de mercadorias

É fundamental controlar o recebimento de alimentos. Confira e registre os dados referentes à data de entrega, quantidade e padrão de qualidade dos insumos. Só assim você poderá avaliar o desempenho do fornecedor.

Além disso, todas as mercadorias recebidas devem ser higienizadas e, depois, armazenadas em condições que sejam favoráveis para a sua conservação.

Registre a entrada da mercadoria no estoque. Isso pode ser feito com a ajuda de diversos sistemas de controle de estoque para restaurantes disponíveis no mercado ou por planilhas, no caso de estabelecimentos menores.

5.  Respeite o espaço físico existente

Na ânsia de aproveitar os descontos dos fornecedores realizando compras em maior quantidade, muitos donos de restaurante acabam gerando um estoque além do que podem armazenar. Acredite, esse é um erro comum - que não precisa ser cometido por você!

Estocar grandes quantidades de produto parece uma boa ideia, mas você pode levar um susto quando a mercadoria chegar. Se não tiver espaço para armazenar adequadamente os insumos comprados, você corre o risco de perder esses produtos.

Por isso, a compra de insumos precisa ser muito bem calculada antes de finalizar o pedido, observando o tamanho físico do estoque seco (de alimentos não perecíveis), bem como dos freezers e das geladeiras (para alimentos perecíveis).

6.  Classifique os insumos

Este processo é essencial para facilitar a busca quando precisar, bem como para controlar o que está em falta ou em excesso. Acredite: classificar seu estoque por itens vai salvar o seu dia a dia.

Inclusive, a separação dos alimentos no estoque ajuda a conservá-los, já que você pode aproximar os itens que precisam de refrigeração, por exemplo, além de evitar misturar cheiros ou mesmo favorecer alguma contaminação de alimentos.

7.  Organize insumos não perecíveis

Você também precisa saber como organizar o estoque seco de alimentos, ou seja, dos alimentos que forem não perecíveis.

Você vai precisar organizar prateleiras e estantes, pois as mercadorias jamais podem ficar em contato direto com o piso. Também é preciso prever um espaço para que circule ar entre os alimentos. Portanto, mantenha distância do chão, do teto e das paredes.

Também não retire nada da embalagem de fábrica, pois ela já foi elaborada para acondicionar o alimento da forma correta em seu interior. Sem contar que é na embalagem que fica registrada a data de validade.

Por fim, guarde os produtos de limpeza longe dos alimentos, para evitar contaminação.

8.  Armazene corretamente os insumos perecíveis

Uma grande importância da organização do estoque de alimentos está relacionada ao armazenamento dos insumos que não são secos, ou seja, são perecíveis.

Assim que chega ao restaurante, esse tipo de alimento deve ser mantido sob refrigeração. Existe uma recomendação de como atuar com essa refrigeração na portaria do Centro de Vigilância Sanitária (CVS-5/2013).

Nela, estão determinados os tempos máximos recomendados de armazenamento sob refrigeração para alimentos congelados e refrigerados.

Alimentos congelados

Alimentos refrigerados

9.  Crie uma ordem de validade

Falando em validade, você também pode e deve criar uma ordem de validade na organização do estoque.

Seja seco ou perecível, sempre coloque na frente os itens que vão vencer primeiro, garantindo o uso dos insumos mais antigos (e que vão vencer logo) antes daqueles que ainda têm maior prazo de validade.

Caso alguma mercadoria passe do prazo de validade, jogue-a imediatamente no lixo. Nunca arrisque seu negócio com alimentos vencidos.

10.  Controle a saída de mercadorias

Assim como é preciso fazer o controle de tudo que entra, também é preciso controlar tudo que sai do seu estoque. Por isso, tudo que é consumido ou sai do estoque precisa ser registrado.

Ter esse controle é importante para conferir, no final de cada mês, se o que está sendo consumido foi vendido, garantindo que os insumos comprados não estão se perdendo por falta de utilização ou até mesmo por roubo de ingredientes.

11.  Faça auditorias de estoque

Existe algo chamado de contagem geral do estoque. Só em ouvir falar nisso a maioria das pessoas sai correndo e, de fato, é uma tarefa um pouco chata, mas necessária. É a única forma de descobrir erros no recebimento ou no uso dos insumos do estoque.

Essa contagem deve acontecer pelo menos uma vez por mês e sem data programada, para evitar que colaboradores mal-intencionados possam estar preparados para manipular dados.

É nessa contagem também que você poderá informar o chef da sua cozinha a respeito de alimentos que vão vencer logo ou que estão com estoque alto demais, dando a possibilidade de aproveitar essas mercadorias nos próximos dias, sem perdas.

12.  Limpe o estoque de alimentos

Por fim, lembre-se de higienizar o ambiente. Uma boa organização de estoque de alimentos precisa incluir faxinas periódicas no local. Um estoque que passa bem diante das fiscalizações da Vigilância Sanitária não tem umidade, insetos ou contaminações.

Jamais empilhe ou amontoe mercadorias, deixando-as fora das prateleiras. Como já citamos, também nem pense em deixá-las no chão ou próximas de lugares úmidos ou com poeira.

Seus pratos precisam ser considerados próprios para consumo, e um estoque em más condições pode trazer sérios problemas para o seu negócio, como multas e até mesmo o fechamento do estabelecimento.

Agora que você já sabe a importância de manter seu estoque de alimentos organizado, sugerimos que faça uma boa análise dessa parte do seu restaurante, para se certificar que não está esquecendo de nada. Bons negócios!