7 passos para acertar na contabilidade para o seu restaurante

Para fazer a contabilidade do seu restaurante, será preciso adotar uma rotina financeira de excelência e acompanhar de perto as obrigações fiscais e contábeis do estabelecimento. Isso inclui ter um fluxo de caixa e um controle de custos sempre atualizados, emitir Nota Fiscal e ficar em dia com o Fisco.

Boas práticas fiscais e contábeis podem reduzir custos, potencializar vendas, conferir potencial competitivo ao estabelecimento e conduzi-lo ao seu melhor momento – apenas com controle financeiro e know-how, sem grandes investimentos.

Se você está precisando de um guia definitivo para colocar a casa em ordem, evitar rombos financeiros, aumentar o seu faturamento e levar o seu negócio ao próximo nível, dá uma olhada no artigo que preparamos para você com tudo o que é preciso saber sobre contabilidade para restaurantes!

Qual a importância da contabilidade para o sucesso do seu restaurante?

Ela é importante na abertura do negócio, no planejamento tributário, na rotina contábil, fiscal e trabalhista, no cumprimento de prazos legais, na gestão de documentos e comprovantes, na tomada estratégica de decisão e na redução de custos. Bastante coisa, né?

O contador auxilia no controle financeiro e econômico do estabelecimento, dá conselhos e repassa informações pertinentes à você sobre as finanças do seu bar ou restaurante, como escriturações, balanços mensais, demonstrativos, declarações, folhas de pagamento e pró-labore.

Além de ajudar a manter a empresa em dia com a Receita Federal!

Falando nisso, toda pessoa jurídica que não é um Microempreendedor Individual (MEI) precisa de um contador vinculado ao seu CNPJ. Essa é uma regra da Receita Federal e descumpri-la pode resultar em multas e até mesmo em retaliações mais graves.

Como a contabilidade pode ajudar a controlar os custos em um restaurante?

O papel da contabilidade é coletar, interpretar, analisar e classificar os dados financeiros de uma empresa e, com base nessas informações, apresentar relatórios aos gestores sobre o seu desempenho. A partir disso, fica mais fácil reduzir custos excessivos, sejam eles operacionais ou tributários.

Contadores devem fazer um raio-x da saúde financeira do restaurante e reunir dados importantes para elaborar relatórios minuciosos sobre a performance do negócio, identificando os custos que mais prejudicam o desempenho da empresa no processo e também aqueles que estão valendo a pena.

Aliás, tudo isso aparece na Demonstração de Resultados no Exercício ou DRE do estabelecimento: é através dela que você vai analisar as receitas e as despesas, para calcular seus lucros e contornar qualquer situação que possa comprometer o funcionamento da casa!

Como é feita a contabilidade de um restaurante?

Para fazer a contabilidade do restaurante, será preciso olhar com atenção para o seu financeiro e dar um check em várias exigências contábeis e fiscais. Pensando em ajudar você nessa missão, reunimos as melhores práticas para tornar esse processo eficiente.

1.  Organizando os registros contábeis

Todos os eventos relacionados ao financeiro da empresa devem ser registrados e, em seguida, encaminhados aos responsáveis pela contabilidade do restaurante. De modo geral, os documentos de comprovação financeira são a base dos registros contábeis.

É através dos recibos, comprovantes, Notas Fiscais, cópias de cheque, folhas de ponto e outros registros que os contadores e gestores conseguem analisar receitas e gastos e, assim, mensurar o lucro ou prejuízo obtido pelo negócio.

2.  Observando o fluxo de caixa

Por falar em registro, nenhum gerenciamento financeiro e contábil pode ser feito sem um fluxo de caixa. Assim como as documentações comprobatórias reunidas no tópico anterior, ele é um registro, que envolve tudo o que entra e sai do caixa do restaurante.

Todas as receitas e despesas que passam pelo seu estabelecimento devem ser anotadas no fluxo de caixa, preferencialmente de modo automatizado para evitar erros. Todas as vendas devem ser registradas, além de gastos com fornecedores, custos com serviços de entrega e pagamento de contas, por exemplo.

O ideal é que o balanço do seu fluxo de caixa esteja sempre longe do vermelho, com mais entradas do que saídas, por isso, monitore os resultados parciais com frequência.

3.  Fazendo o fechamento de caixa regularmente

O procedimento é bem simples e, na rotina de um restaurante, deve acontecer diariamente. Para "fechar o seu caixa" basta ter um saldo inicial (montante em caixa no início do dia), registrar todas as entradas e saídas de dinheiro durante o dia e, no final desse período, diminuir o valor final (que sobrou em caixa) pelo inicial.

O resultado da conta é o valor atual do seu caixa e servirá como saldo inicial para as operações do próximo dia, mas fique atento: fechamento e fluxo de caixa são coisas diferentes! São processos com pesos diferentes dentro da rotina financeira do estabelecimento.

Enquanto o primeiro ocorre conforme o fluxo necessário, estando relacionado ao registro de todas as entradas e saídas de capital do caixa da empresa, o segundo diz respeito apenas ao cálculo desses valores de modo periódico.

4.  Criando uma estrutura de custos

Uma estrutura de custos nada mais é do que classificar as despesas de um restaurante para que o estabelecimento se mantenha de portas abertas. Ela considera todos os custos necessários para a prestação dos serviços para você conhecê-los na hora de calcular o preço de cada produto comercializado.

Montar uma estrutura como essa serve para manter a empresa e os profissionais responsáveis pela contabilidade cientes de todos os custos necessários para que o local funcione. Além de você, claro!

Fazer um acompanhamento de todos os custos fixos, variáveis, diretos e indiretos do restaurante é imprescindível para ter sucesso financeiro, já que é desse modo que despesas podem ser reduzidas e gargalos financeiros eliminados.

Além de tudo, os alimentos para o restaurante são classificados contabilmente como custos diretos e também variáveis, uma vez que o preço de cada produto pode oscilar bastante. Logo, ficar de olho na contabilidade de custos do seu restaurante pode tornar seu trabalho mais eficiente na hora de fazer as compras do mês, dando noção de como os preços estão variando no mercado.

Enfim, tenha uma relação de quanto você gasta com:

• matéria-prima;
• mão de obra;
• aluguel;
• luz e água;
• internet;
• cardápio digital; e
• até mesmo despesas com a própria contabilidade.

Isso facilita o controle de tudo, bem como o processo de definição do preço de cada prato comercializado.

5.  Fazendo o controle de estoque

O controle de estoque é feito a partir da classificação e divisão dos produtos, do monitoramento assíduo da entrada e saída de insumos e de sua contagem periódica, da regularização frequente de inventário e da elaboração de fichas técnicas para todos os pratos e bebidas do estabelecimento, sem exceção.

Esse controle permite economizar dinheiro e observar o fluxo dos itens comprados e vendidos, o que pode ajudar o gestor a identificar quais são os produtos que vendem mais, além de evitar disperdício por precisar descartar alimentos que perderam a validade.

A ficha técnica de cada prato é outro recurso essencial para a organização do estoque e para manter a padronização das receitas, que acaba influenciando na fidelização do cliente e, consequentemente, no aumento dos lucros da casa.

6.  Separando as finanças pessoais das finanças empresariais

A lição aqui é simples: se água e óleo não se misturam, finanças pessoais e empresariais também não deveriam! Com o perdão do trocadilho, o primeiro ingrediente de uma receita de sucesso para empresas do ramo alimentício é separar contas e recebimentos particulares dos que pertencem ao negócio.

Especialmente quando o negócio ainda é recente e precisa que qualquer centavo lucrado seja reinvestido nele! Esse erro pode parecer inofensivo em um primeiro momento, mas, certamente, vai bagunçar as finanças do restaurante e tornar sua contabilidade mais ardilosa lá na frente.

Você pode – e deve! – aproveitar o lado positivo de ser o seu próprio chefe, mas tome cuidado para não prejudicar o desenvolvimento do food service e, ao mesmo tempo, deixar seu patrimônio pessoal vulnerável.

Isso é ruim até no caso de um eventual problema jurídico: você pode acabar colocando os seus bens pessoais em risco.

7.  Seguindo um planejamento tributário para restaurantes

O planejamento envolve escolher o melhor enquadramento tributário e assim reduzir custos com impostos. Para isso, a atividade exercida e o faturamento do negócio devem ser analisados e todos os regimes tributários (Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido) considerados.

Devemos dizer que cada um deles tem suas particularidades e as três alternativas atendem negócios com faturamentos distintos, o que, consequentemente, impacta diretamente no valor dos impostos que você terá que pagar!

Seguir o planejamento tributário significa contar com o auxílio de um gestor contábil que saberá quando o faturamento do estabelecimento estiver prestes a ultrapassar os limites do enquadramento tributário selecionado e, portanto, quando fazer alterações no CNPJ.

É extremamente importante que o seu restaurante esteja atuando sob um regime que seja coerente com o lucro recebido, caso contrário, o Leão pode comer você pela perna, aplicando uma multa por sonegação fiscal que não compensará qualquer "economia" inicial.

Mais do que trazer à tona o valor dos bens, receitas, despesas, rentabilidade e lucratividade de um negócio, a contabilidade para bares e restaurantes também deve ter um olhar aguçado para questões burocráticas, como o tal do enquadramento, o pagamento de impostos e as declarações periódicas.

Quais os principais impostos que um restaurante paga?

Depois de tudo isso, para saber exatamente o que considerar na hora de fazer a contabilidade, além das despesas e dos ganhos, confira agora uma lista dos principais tributos pagos à Receita Federal por um restaurante:

• ISS (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza).
• ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica).
• CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido).
• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de
  Serviço).
• INSS (contribuição ao Instituto Nacional do Seguro Social).
• PIS (Programa de Integração Social).
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).

Se achar mais seguro, delegue assuntos tributários a quem entende do assunto e se concentre apenas na gestão! Contrate um contador e deixe que esse profissional se preocupe em auxiliar o seu restaurante a seguir a legislação relacionada a tributos, realizar o pagamento de impostos e equilibrar finanças.

Depois de conferir tudo o que envolve a contabilidade de um restaurante, você entende a necessidade de terceirizar as rotinas contábeis do seu estabelecimento, não é? Lembre-se: às vezes delegar (algumas tarefas para especialistas) é melhor do que remediar!